Pas toujours besoin d'embaucher : quand l'outsourcing peut être la solution

La charge de travail augmente, les heures ne suffisent plus, et la première pensée qui vient naturellement est presque toujours la même : il faut embaucher quelqu'un. C'est une réaction compréhensible, mais elle arrive souvent avant d'avoir vraiment compris quel est le problème, et une embauche ne résout la situation que si le problème est effectivement celui-là.

Le réflexe d'embaucher quand la charge augmente

Quand le travail augmente, l'esprit associe presque automatiquement plus de travail à plus de personnes. Dans de nombreux cas, c'est la bonne réponse. Dans d'autres, une compétence spécifique pour quelques heures par semaine suffit, ou une autre façon d'organiser ce qui se fait déjà.

Le risque de suivre le réflexe sans s'arrêter pour l'évaluer est de se retrouver avec une personne engagée, un engagement de longue durée pris, et un problème qui en réalité continue d'exister parce que ce n'était pas le type de solution requis.

Le vrai coût d'une embauche, au-delà du salaire

Le salaire brut n'est qu'une partie du coût d'une nouvelle embauche. Il y a les charges sociales, la formation initiale, le temps que quelqu'un dans l'entreprise doit consacrer à l'intégration de la nouvelle personne, les outils et les licences logicielles à activer, et le risque, loin d'être rare dans une petite structure, que le poste ne s'avère pas être le bon après quelques mois.

Une embauche est aussi un engagement qui s'étend bien au-delà du premier mois de travail : si le volume d'activité qui l'avait justifiée venait à diminuer, cette personne reste malgré tout un coût fixe, indépendamment du travail réellement disponible à ce moment-là.

Ce qui permet de savoir si une personne de plus est vraiment nécessaire

Avant d'ouvrir un poste, certaines questions aident à comprendre si le besoin est vraiment celui-ci :

• la surcharge de travail est-elle constante dans le temps, ou liée à une période spécifique de l'année ou à un projet ponctuel ?
• exige-t-elle une présence physique quotidienne dans l'entreprise, ou peut-elle être gérée à distance, même par quelqu'un d'externe ?
• s'agit-il d'une activité qui se répète chaque semaine, ou de compétences spécialisées nécessaires seulement occasionnellement ?
• l'entreprise a-t-elle déjà la structure pour gérer, former et superviser une nouvelle personne, ou cela ajouterait-il une charge supplémentaire à ceux qui ont déjà du mal à tout suivre ?

Si la charge est variable, la compétence est spécialisée ou la structure interne pour gérer une nouvelle personne n'existe pas encore, l'outsourcing mérite une évaluation sérieuse avant de procéder à une embauche.

Quand l'outsourcing fonctionne mieux qu'une embauche

Un partenaire externe a du sens quand le travail à couvrir ne justifie pas un engagement à plein temps, quand il faut des compétences qui demanderaient des mois de formation pour être construites en interne, ou quand le volume d'activité change selon les saisons et qu'un employé fixe resterait sous-utilisé pendant une partie de l'année.

L'avantage principal, dans ces cas, n'est pas seulement économique. C'est aussi la possibilité d'accéder immédiatement à des compétences actuelles et spécifiques, sans devoir gérer la courbe d'apprentissage qu'une nouvelle embauche impliquerait malgré tout, même pour une personne déjà expérimentée dans son domaine.

Nous en avions déjà parlé dans l'article outsourcing intelligent pour les PME suisses : moins de coûts, plus d'efficacité, où le même principe s'applique aussi à d'autres fonctions de l'entreprise au-delà de l'administration.

Quand, au contraire, il vaut mieux embaucher

L'outsourcing n'est pas toujours le bon choix. Si une activité exige une présence physique constante, une connaissance approfondie et quotidienne des processus internes, ou un niveau de contrôle direct que seul un employé peut garantir, embaucher reste la solution la plus sensée, même face à un coût initial plus élevé.

Il est également préférable d'embaucher quand le volume de travail est déjà clairement stable et destiné à encore augmenter : dans ce cas, construire une compétence interne devient un investissement qui se rentabilise avec le temps, plutôt qu'une dépense à minimiser.

Les fonctions que les PME externalisent le plus souvent

Dans la pratique, certains domaines se prêtent plus que d'autres à l'outsourcing pour une PME : la gestion administrative et comptable, dont nous avons traité le sujet en détail dans l'article outsourcing administratif : économiser sur les coûts ou gagner en efficacité ?, la partie informatique et la gestion technique des systèmes, le marketing digital, qui demande des compétences évoluant rapidement, et les conseils spécialisés liés à des projets ponctuels, où il n'est pas utile de construire une compétence interne pour un besoin qui se présente une fois de temps en temps.

Comment décider sans s'attacher à une idée préconçue

Pour décider, il convient de partir du problème avant la solution (embaucher ou externaliser) : ce dont l'entreprise a vraiment besoin en ce moment, pour combien de temps, et avec quel degré de continuité. Une analyse honnête de ces éléments mène presque toujours à une réponse plus claire qu'il ne semble au départ, quand le besoin urgent pousse vers la première solution qui vient à l'esprit.

C'est le même principe que nous suivons avec les clients qui nous contactent, décrit dans l'article pourquoi nous analysons d'abord et proposons ensuite : comprendre d'abord ce dont vous avez vraiment besoin, et seulement après indiquer la bonne voie, qu'il s'agisse d'un nouveau collaborateur interne ou d'un partenaire externe.

Nous nous occupons aussi de la partie informatique et numérique qui se retrouve souvent dans le même dilemme, embaucher une personne interne ou faire appel à un partenaire externe, avec notre service d'hébergement et support informatique. Si votre charge de travail augmente et que vous ne savez pas si la bonne réponse est d'embaucher ou de faire confiance à un partenaire externe, contactez-nous : nous examinons ensemble la situation avant que vous ne preniez un engagement de longue durée.