Non sempre serve assumere: quando l'outsourcing può essere la soluzione

Il carico di lavoro cresce, le ore non bastano più, e il primo pensiero che viene naturale è quasi sempre lo stesso: serve assumere qualcuno. È una reazione comprensibile, ma spesso arriva prima di aver capito davvero qual è il problema, e un'assunzione risolve la situazione solo se il problema è effettivamente quello.

Il riflesso di assumere quando il carico cresce

Quando il lavoro aumenta, la mente collega quasi automaticamente più lavoro a più persone. In molti casi è la risposta giusta. In altri, quello che serve davvero non è un paio di mani in più a tempo pieno, ma una competenza specifica per poche ore alla settimana, o semplicemente un modo diverso di organizzare quello che già si fa.

Il rischio di seguire il riflesso senza fermarsi a valutarlo è ritrovarsi con una persona assunta, un impegno di lungo periodo preso, e un problema che in realtà continua a esistere perché non era quello il tipo di soluzione richiesta.

Il vero costo di un'assunzione, oltre allo stipendio

Lo stipendio lordo è solo una parte del costo di una nuova assunzione. Ci sono i contributi sociali, la formazione iniziale, il tempo che qualcuno in azienda deve dedicare all'inserimento della nuova persona, gli strumenti e le licenze software da attivare, e il rischio, tutt'altro che raro in una piccola realtà, che il ruolo non si riveli quello giusto dopo qualche mese.

Un'assunzione è anche un impegno che si estende ben oltre il primo mese di lavoro: se il volume di attività che l'ha giustificata dovesse ridursi, quella persona resta comunque un costo fisso, indipendentemente da quanto lavoro c'è davvero da fare in quel momento.

Cosa fa capire se serve davvero una persona in più

Prima di aprire una posizione, alcune domande aiutano a capire se il bisogno è davvero quello:

• il carico di lavoro in eccesso è costante nel tempo, o legato a un periodo specifico dell'anno o a un progetto puntuale?
• richiede una presenza fisica quotidiana in azienda, o può essere gestito da remoto, anche da qualcuno esterno?
• riguarda un'attività che si ripete ogni settimana, o competenze specialistiche necessarie solo occasionalmente?
• l'azienda ha già la struttura per gestire, formare e supervisionare una nuova persona, o questo aggiungerebbe un altro carico a chi già fatica a stare dietro a tutto?

Se il carico è variabile, la competenza è specialistica o la struttura interna per gestire una nuova persona non c'è ancora, l'outsourcing merita una valutazione seria prima di procedere con un'assunzione.

Quando l'outsourcing funziona meglio di un'assunzione

Un partner esterno ha senso quando il lavoro da coprire non giustifica un impegno a tempo pieno, quando servono competenze che richiederebbero mesi di formazione per essere costruite internamente, o quando il volume di attività cambia stagionalmente e un dipendente fisso resterebbe sotto-utilizzato per parte dell'anno.

Il vantaggio principale, in questi casi, non è solo economico. È anche la possibilità di accedere subito a competenze aggiornate e specifiche, senza dover gestire la curva di apprendimento che una nuova assunzione comporterebbe comunque, anche per una persona già esperta nel proprio campo.

Ne avevamo parlato anche nell'articolo outsourcing intelligente per le PMI svizzere: meno costi, più efficienza, dove lo stesso principio viene applicato a diverse funzioni aziendali, non solo a quella amministrativa.

Quando invece conviene assumere

L'outsourcing non è sempre la scelta giusta. Se un'attività richiede presenza fisica costante, conoscenza approfondita e quotidiana dei processi interni, o un livello di controllo diretto che solo un dipendente può garantire, assumere resta la strada più sensata, anche a fronte di un costo iniziale più alto.

Conviene assumere anche quando il volume di lavoro è già chiaramente stabile e destinato a crescere ulteriormente: in quel caso, costruire una competenza interna diventa un investimento che si ripaga nel tempo, più che una spesa da minimizzare.

Le funzioni che le PMI esternalizzano più spesso

Nella pratica, alcune aree si prestano più di altre all'outsourcing per una PMI: la gestione amministrativa e contabile, dove abbiamo affrontato il tema in modo specifico nell'articolo outsourcing amministrativo: risparmiare sui costi o aumentare l'efficienza?, la parte IT e la gestione tecnica dei sistemi, il marketing digitale, che richiede competenze che cambiano rapidamente, e consulenze specialistiche legate a singoli progetti, dove non ha senso costruire una competenza interna per un'esigenza che si presenta una volta ogni tanto.

Come decidere senza affezionarsi a un'idea preconcetta

Il modo più utile per decidere non è partire dalla soluzione, assumere o esternalizzare, ma dal problema: cosa serve davvero all'azienda in questo momento, per quanto tempo, e con quale grado di continuità. Un'analisi onesta di questi elementi porta quasi sempre a una risposta più chiara di quanto sembri all'inizio, quando il bisogno urgente spinge verso la prima soluzione che viene in mente.

È lo stesso principio che seguiamo con i clienti che ci contattano, descritto nell'articolo perché prima analizziamo e poi proponiamo: capire prima cosa serve davvero, e solo dopo indicare la strada giusta, che sia un nuovo collaboratore interno o un partner esterno.

Curiamo anche la parte IT e digitale che spesso finisce nello stesso dilemma, assumere una persona interna o affidarsi a un partner esterno, con il nostro servizio di soluzioni IT e Web. Se il carico di lavoro sta crescendo e non sei sicuro se la risposta giusta sia assumere o affidarti a un partner esterno, contattaci: guardiamo insieme la situazione prima che tu prenda un impegno di lungo periodo.