Nicht immer muss man einstellen: Wann Outsourcing die Lösung sein kann

Die Arbeitslast wächst, die Stunden reichen nicht mehr aus, und der erste Gedanke, der sich aufdrängt, ist fast immer derselbe: Man muss jemanden einstellen. Das ist eine verständliche Reaktion, aber oft kommt sie, bevor man das Problem wirklich verstanden hat, und eine Neuanstellung löst die Situation nur, wenn das Problem tatsächlich genau das ist.

Der Reflex, bei wachsender Arbeitslast einzustellen

Wenn die Arbeit zunimmt, verknüpft der Kopf fast automatisch mehr Arbeit mit mehr Personal. In vielen Fällen ist das die richtige Antwort. In anderen reicht eine spezifische Kompetenz für wenige Stunden pro Woche, oder eine andere Art, das Bestehende zu organisieren.

Wer diesem Reflex folgt, ohne ihn zu hinterfragen, riskiert, am Ende eine neue Person eingestellt und eine langfristige Verpflichtung eingegangen zu sein, während das eigentliche Problem weiterbesteht, weil es gar nicht diese Art von Lösung brauchte.

Die wahren Kosten einer Neuanstellung, jenseits des Lohns

Der Bruttolohn ist nur ein Teil der Kosten einer Neuanstellung. Dazu kommen die Sozialversicherungsbeiträge, die Einarbeitung, die Zeit, die jemand im Unternehmen für die Einführung der neuen Person aufwenden muss, die nötigen Werkzeuge und Softwarelizenzen, und das Risiko, das in einem kleinen Betrieb alles andere als selten ist, dass sich die Rolle nach ein paar Monaten als die falsche herausstellt.

Eine Neuanstellung ist zudem eine Verpflichtung, die weit über den ersten Arbeitsmonat hinausreicht: Sollte das Arbeitsvolumen, das sie gerechtfertigt hat, zurückgehen, bleibt diese Person trotzdem ein Fixkosten-Posten, unabhängig davon, wie viel Arbeit in diesem Moment tatsächlich anfällt.

Woran man erkennt, ob wirklich eine zusätzliche Person nötig ist

Bevor man eine Stelle ausschreibt, helfen einige Fragen zu klären, ob dieser Bedarf wirklich besteht:

• Ist die zusätzliche Arbeitslast über die Zeit konstant, oder an eine bestimmte Jahreszeit oder ein einzelnes Projekt gebunden?
• Erfordert sie eine tägliche physische Präsenz im Unternehmen, oder kann sie aus der Ferne erledigt werden, auch von jemandem Externem?
• Betrifft sie eine Tätigkeit, die sich jede Woche wiederholt, oder Fachkenntnisse, die nur gelegentlich nötig sind?
• Hat das Unternehmen bereits die Struktur, um eine neue Person zu führen, einzuarbeiten und zu beaufsichtigen, oder würde das zusätzliche Last für jene bedeuten, die schon jetzt kaum alles bewältigen?

Wenn die Arbeitslast schwankt, die Kompetenz spezialisiert ist oder die interne Struktur für eine neue Person noch fehlt, verdient Outsourcing eine ernsthafte Prüfung, bevor man eine Neuanstellung angeht.

Wann Outsourcing besser funktioniert als eine Neuanstellung

Ein externer Partner macht Sinn, wenn die zu bewältigende Arbeit kein Vollzeitpensum rechtfertigt, wenn Kompetenzen gefragt sind, die intern Monate an Ausbildung erfordern würden, oder wenn das Arbeitsvolumen saisonal schwankt und eine fest angestellte Person einen Teil des Jahres unterausgelastet bliebe.

Der Hauptvorteil ist in solchen Fällen nicht nur finanzieller Natur. Es ist auch die Möglichkeit, sofort auf aktuelle und spezifische Kompetenzen zuzugreifen, ohne die Lernkurve bewältigen zu müssen, die eine Neuanstellung trotzdem mit sich bringt, selbst bei einer bereits erfahrenen Fachperson.

Darüber haben wir auch im Artikel intelligentes Outsourcing für Schweizer KMU: weniger Kosten, mehr Effizienz gesprochen, wo dasselbe Prinzip auch für andere Unternehmensbereiche jenseits der Administration gilt.

Wann sich eine Neuanstellung dagegen lohnt

Outsourcing ist nicht immer die richtige Wahl. Wenn eine Tätigkeit ständige physische Präsenz, vertiefte und tägliche Kenntnis der internen Prozesse oder ein Mass an direkter Kontrolle erfordert, das nur eine angestellte Person bieten kann, bleibt eine Neuanstellung der sinnvollere Weg, auch bei höheren Anfangskosten.

Eine Anstellung lohnt sich auch, wenn das Arbeitsvolumen bereits klar stabil ist und weiter wachsen wird: In diesem Fall wird der Aufbau einer internen Kompetenz zu einer Investition, die sich mit der Zeit auszahlt, statt zu einer Ausgabe, die man möglichst klein halten sollte.

Die Funktionen, die KMU am häufigsten auslagern

In der Praxis eignen sich einige Bereiche besser als andere für Outsourcing in einem KMU: die administrative und buchhalterische Verwaltung, die wir im Artikel Administratives Outsourcing: Kosten sparen oder Effizienz steigern? gezielt behandelt haben, der IT-Bereich und die technische Systemverwaltung, das digitale Marketing, das sich schnell ändernde Kompetenzen erfordert, sowie spezialisierte Beratung für einzelne Projekte, wo es keinen Sinn macht, eine interne Kompetenz für einen Bedarf aufzubauen, der nur gelegentlich auftritt.

Wie man entscheidet, ohne sich an eine vorgefasste Idee zu klammern

Für die Entscheidung lohnt es sich, beim Problem anzusetzen, bevor man an die Lösung (einstellen oder auslagern) denkt: Was braucht das Unternehmen in diesem Moment wirklich, für wie lange, und mit welchem Grad an Kontinuität. Eine ehrliche Analyse dieser Punkte führt fast immer zu einer klareren Antwort, als es anfangs scheint, wenn der dringende Bedarf zur ersten Lösung drängt, die einem in den Sinn kommt.

Es ist dasselbe Prinzip, das wir bei Kundinnen und Kunden anwenden, die uns kontaktieren, beschrieben im Artikel warum wir zuerst analysieren und dann vorschlagen: zuerst verstehen, was wirklich nötig ist, und erst danach den richtigen Weg aufzeigen, ob das eine neue interne Mitarbeiterin oder ein externer Partner ist.

Auch den IT- und digitalen Bereich, der oft im selben Dilemma landet, intern einstellen oder auf einen externen Partner setzen, betreuen wir mit unserem Service Hosting und IT-Support. Wenn deine Arbeitslast wächst und du nicht sicher bist, ob die richtige Antwort eine Neuanstellung oder ein externer Partner ist, kontaktiere uns: Wir schauen uns die Situation gemeinsam an, bevor du eine langfristige Verpflichtung eingehst.