Avant d'engager quelqu'un, vérifiez si le problème est vraiment le manque de personnel
Quand le travail s'accumule et que les personnes dans l'entreprise semblent toujours débordées, la conclusion la plus immédiate est qu'il manque du personnel. Parfois, c'est vrai. Mais dans bien des cas, en regardant de plus près, le goulot d'étranglement n'est pas le nombre de personnes disponibles, mais une tâche répétitive qui prend du temps sans nécessité, une procédure confuse qui demande plus d'étapes que nécessaire, ou un outil inadapté qui rend lente même une tâche simple. Engager, dans ces cas-là, ajoute un coût fixe sans résoudre le vrai problème.
Le test le plus simple : où le travail s'accumule-t-il vraiment
Avant de décider d'engager, observez précisément où se forme l'accumulation : est-elle répartie sur toutes les activités de l'équipe, ou se concentre-t-elle sur une étape unique que tout le monde doit franchir pour avancer ? Si le blocage se concentre sur une étape unique, ce n'est souvent pas un problème de personnes, mais de la façon dont cette étape précise est organisée.
Signal un : la même tâche demande trop d'étapes
Si une tâche simple, comme établir une facture ou mettre à jour une donnée, demande de passer par trois ou quatre systèmes différents, aucune personne supplémentaire ne résoudra vraiment le problème : chaque nouvelle personne engagée héritera du même nombre d'étapes inutiles, et le temps total continuera d'augmenter avec le volume de travail, et non proportionnellement à celui-ci.
Signal deux : les personnes répètent le même travail plusieurs fois
Quand deux personnes différentes vérifient la même chose, ou qu'une même donnée est saisie dans plusieurs systèmes qui ne communiquent pas entre eux, le temps qui semble manquer est en réalité du temps passé à dupliquer un travail déjà fait. Ajouter une personne dans cette situation ne fait qu'ajouter une autre source de duplication, sans l'éliminer.
Signal trois : l'outil utilisé n'est plus adapté au volume de travail
Un tableau Excel qui convenait très bien avec dix commandes par mois devient un obstacle quand les commandes passent à cent, non pas parce que le tableau est mauvais en soi, mais parce qu'il a été dépassé par le volume qu'il doit désormais gérer. Dans ces cas, le problème se résout en changeant d'outil, pas en ajoutant quelqu'un qui l'utilise de manière tout aussi lente.
Signal quatre : personne ne sait exactement qui fait quoi
Quand une demande passe d'une personne à l'autre sans critère clair, souvent parce que « on a toujours fait comme ça », le temps se perd dans les passages de main, pas dans le travail lui-même. Une procédure claire, avec des responsabilités définies, récupère souvent plus de temps qu'une nouvelle personne, confuse sur ces mêmes responsabilités, n'en ajouterait.
Quand le problème est vraiment le manque de personnel
Après avoir vérifié ces quatre signaux, si le travail continue d'être réparti de façon sensée, sur des outils adaptés, avec des procédures claires, et que le volume reste malgré tout supérieur à ce que les personnes actuelles peuvent gérer, alors le problème est vraiment le manque de personnel, et à ce moment-là, engager est le bon choix. Nous en avions parlé dans l'article il n'est pas toujours nécessaire d'engager : quand l'externalisation peut être la solution, où la même distinction est appliquée à la comparaison entre embauche et partenaire externe.
Pourquoi cette vérification doit se faire avant, pas après
Engager sans avoir fait cette vérification risque d'amener dans l'entreprise une personne supplémentaire qui hérite des mêmes processus confus, des mêmes outils inadaptés, des mêmes tâches répétitives jamais automatisées. La charge perçue diminue temporairement, car elle est désormais répartie sur plusieurs personnes, mais le problème de fond reste intact et se fera à nouveau sentir dès que le volume de travail augmentera de nouveau.
Comment nous vérifions cette distinction pour nos clients
Avec notre service de smart business consulting, nous observons où se forme vraiment le goulot d'étranglement avant de recommander une quelconque solution : nous écoutons les personnes qui travaillent concrètement dans les processus, nous analysons les outils et les procédures en place, et nous distinguons précisément un problème de personnel d'un problème de processus, d'outil ou de procédure. Quand la bonne solution est d'externaliser une activité spécifique plutôt que d'engager, nous le faisons directement avec nos services d'administration et comptabilité et d'hébergement et support informatique.
Avant d'ouvrir un nouveau poste dans votre entreprise, contactez-nous : faisons cette vérification ensemble, et nous vous dirons clairement si le problème est vraiment le manque de personnel ou quelque chose qui peut se résoudre sans engager.
