Externalisation administrative : économiser sur les coûts ou gagner en efficacité ?

Un dirigeant de PME nous a demandé, il y a quelques semaines, si externaliser l'administration lui ferait économiser de l'argent. Nous lui avons répondu par une autre question : combien lui coûte-t-elle aujourd'hui, chaque mois, en restant gérée en interne ?

Il ne l'avait jamais calculé. C'est ce qui arrive à la plupart des dirigeants de PME tessinoises : l'administration gérée en interne a un coût réel, en heures de travail, mais reste invisible parce qu'elle n'apparaît jamais comme un poste à part dans aucun bilan.

Le coût qui n'apparaît dans aucun bilan

Qui gère l'administration en interne calcule rarement le temps qu'il y consacre vraiment. Factures à émettre, échéances à contrôler, documents à archiver, rappels à envoyer : ce sont des tâches qui s'additionnent en petits blocs de temps, dispersés dans la semaine, difficiles à percevoir comme un véritable coût.

Nous en avions déjà parlé dans l'article combien de temps perdez-vous chaque mois en administration ? : le calcul, fait sérieusement heure par heure, est presque toujours plus élevé qu'on ne s'y attend.

Économie ou efficacité : deux questions différentes

Beaucoup abordent l'externalisation administrative en se demandant seulement si elle coûte moins cher qu'un employé interne. C'est une question légitime, mais partielle, car pour une PME le principal bénéfice concerne souvent la qualité et la régularité avec lesquelles le travail est effectué, plus que le coût horaire en soi.

Un professionnel externe qui s'occupe d'administration chaque jour commet moins d'erreurs, respecte les échéances avec plus de régularité et connaît les aspects réglementaires à jour. Ce sont des compétences qui exigent des années de pratique continue, difficiles à maintenir à jour quand l'administration reste une activité glissée entre deux engagements.

Quand l'externalisation vaut vraiment le coup

Certains signes indiquent qu'il vaut la peine d'évaluer sérieusement cette solution :

• vous passez plus d'heures que prévu sur les factures et les documents, au détriment des clients ou de la production ;
• vous avez déjà eu des retards ou des erreurs dans les paiements, les échéances fiscales ou les envois aux fournisseurs ;
• votre entreprise est en croissance, et le volume de documents croît plus vite que votre capacité à le gérer ;
• vous n'avez pas de personne dédiée en interne, et l'administration retombe sur quelqu'un qui a autre chose à faire.

Si vous reconnaissez au moins deux de ces points, le temps que vous croyez économiser en gardant tout en interne vous coûte probablement déjà plus que vous ne le pensez.

Quand il vaut mieux rester comme on est

L'externalisation n'est pas la bonne réponse pour tous, à chaque étape. Une entreprise qui vient de démarrer, avec très peu de mouvements comptables et un volume de documents gérable en deux heures par mois, peut encore se permettre de tout gérer en interne, éventuellement avec l'aide d'un outil de facturation simple. Le moment d'envisager un changement arrive quand cet équilibre se rompt, pas avant.

Ce qu'on peut externaliser, concrètement

L'externalisation administrative n'est pas un pack unique, identique pour tous. Elle peut couvrir la comptabilité courante, donc la saisie des factures, le rapprochement bancaire et la tenue des livres comptables, ou seulement la gestion documentaire : archivage, organisation et accessibilité des factures, contrats et justificatifs. Elle peut inclure le contrôle des échéances et obligations, TVA et cotisations comprises, pour ne pas risquer de les oublier entre deux engagements, ou la facturation active et passive, avec émission des factures aux clients, contrôle de celles reçues des fournisseurs et rappels de paiement.

Il y a ensuite la déclaration fiscale annuelle, un moment particulièrement délicat que nous avions approfondi dans l'article déclaration fiscale : comment simplifier l'exercice annuel sans stress.

On peut partir d'un seul aspect, par exemple la seule gestion documentaire, et étendre progressivement, sans devoir tout déléguer en bloc dès le premier jour.

L'économie se voit en fin d'année

Comparer le coût mensuel d'un service externe au salaire d'un collaborateur interne est une comparaison incomplète. Il faudrait aussi compter les erreurs évitées, les échéances respectées sans intérêts ni pénalités, les heures récupérées pour des activités qui génèrent du chiffre d'affaires direct, et la tranquillité de savoir que quelqu'un avec une compétence spécifique suit la partie administrative avec continuité.

Nous en avions aussi parlé de façon plus large dans l'article externalisation intelligente pour les PME suisses : moins de coûts, plus d'efficacité, qui applique le même principe à d'autres fonctions de l'entreprise.

Comment nous le faisons

Avec notre service de comptabilité et administration, nous travaillons sur mesure, en partant de la situation réelle de l'entreprise : parfois il suffit de prendre en charge la seule gestion documentaire, d'autres fois il faut s'occuper de tout le cycle administratif, des factures à la déclaration fiscale.

Si vous voulez comprendre combien vous coûte aujourd'hui, vraiment, la gestion de l'administration en interne, et si cela a du sens de changer d'approche, contactez-nous : regardons les chiffres ensemble.