Outsourcing amministrativo: risparmiare sui costi o aumentare l'efficienza?

Un titolare di PMI ci ha chiesto, qualche settimana fa, se esternalizzare l'amministrazione gli avrebbe fatto risparmiare soldi. Gli abbiamo risposto con un'altra domanda: quanto gli costa oggi, ogni mese, tenerla in casa?

Non l'aveva mai calcolato. Succede alla maggior parte dei titolari di PMI ticinesi: l'amministrazione gestita internamente ha un costo reale, in ore di lavoro, ma resta invisibile perché non compare mai come voce a sé in nessun bilancio.

Il costo che non compare in nessun bilancio

Chi gestisce l'amministrazione internamente raramente calcola quanto tempo ci dedica davvero. Fatture da emettere, scadenze da controllare, documenti da archiviare, solleciti da mandare: sono attività che si sommano in piccoli blocchi di tempo, sparsi durante la settimana, difficili da percepire come un costo vero e proprio.

Ne avevamo parlato anche nell'articolo quanto tempo perdi ogni mese in amministrazione?: il conto, fatto per bene ora per ora, è quasi sempre più alto di quanto ci si aspetti.

Risparmio o efficienza: due domande diverse

Molti affrontano l'outsourcing amministrativo chiedendosi solo se costa meno di un dipendente interno. È una domanda legittima, ma parziale, perché per una PMI il beneficio maggiore spesso riguarda la qualità e la costanza con cui il lavoro viene svolto, più che il costo orario in sé.

Un professionista esterno che si occupa di amministrazione ogni giorno commette meno errori, rispetta le scadenze con più regolarità e conosce gli aspetti normativi aggiornati. Sono competenze che richiedono anni di pratica continua, difficili da mantenere aggiornate quando l'amministrazione resta un'attività ritagliata tra un impegno e l'altro.

Quando l'outsourcing conviene davvero

Alcuni segnali indicano che vale la pena valutare seriamente questa strada:

• passi più ore del previsto su fatture e documenti, sottraendo tempo a clienti o produzione;
• hai già avuto ritardi o errori nei pagamenti, nelle scadenze fiscali o negli invii ai fornitori;
• la tua azienda sta crescendo, e il volume di documenti sta crescendo più in fretta della tua capacità di gestirlo;
• non hai una persona dedicata internamente, e l'amministrazione ricade su chi ha altro da fare.

Se riconosci anche solo due di questi punti, il tempo che stai risparmiando tenendo tutto in casa probabilmente ti sta già costando di più di quanto pensi.

Quando invece ha senso restare come si è

L'outsourcing non è la risposta giusta per tutti, in ogni fase. Un'attività appena avviata, con pochissimi movimenti contabili e un volume di documenti gestibile in un paio d'ore al mese, può ancora permettersi di gestire tutto internamente, magari con l'aiuto di uno strumento di fatturazione semplice. Il momento di valutare un cambiamento arriva quando questo equilibrio si rompe, non prima.

Cosa si può esternalizzare, in concreto

L'outsourcing amministrativo non è un pacchetto unico, uguale per tutti. Può coprire la contabilità corrente, quindi registrazione fatture, riconciliazione bancaria e tenuta dei libri contabili, oppure la sola gestione documentale: archiviazione, organizzazione e reperibilità di fatture, contratti e giustificativi. Può includere il controllo di scadenze e adempimenti, IVA e contributi compresi, così da non rischiare di dimenticarli tra un impegno e l'altro, oppure la fatturazione attiva e passiva, con emissione delle fatture ai clienti, controllo di quelle ricevute dai fornitori e solleciti di pagamento.

C'è poi la dichiarazione fiscale annuale, un momento particolarmente delicato che avevamo approfondito nell'articolo dichiarazione delle tasse: come semplificare l'esercizio annuale senza stress.

Si può partire da un solo aspetto, per esempio la sola gestione documentale, e ampliare progressivamente, senza dover delegare tutto in blocco fin dal primo giorno.

Il vero risparmio si vede a fine anno, non a fine mese

Confrontare il costo mensile di un servizio esterno con lo stipendio di un collaboratore interno è un confronto incompleto. Andrebbero contati anche gli errori evitati, le scadenze rispettate senza more o interessi, le ore recuperate per attività che generano fatturato diretto, e la tranquillità di sapere che qualcuno con competenza specifica sta seguendo la parte amministrativa con continuità.

Ne avevamo scritto anche in modo più ampio nell'articolo outsourcing intelligente per le PMI svizzere: meno costi, più efficienza, che applica lo stesso principio a diverse funzioni aziendali, non solo all'amministrazione.

Come lo facciamo noi

Con il nostro servizio di amministrazione e contabilità lavoriamo su misura, partendo dalla situazione reale dell'azienda: a volte basta prendere in carico la sola gestione documentale, altre volte serve occuparsi dell'intero ciclo amministrativo, dalle fatture alla dichiarazione fiscale.

Se vuoi capire quanto ti costa oggi, davvero, gestire l'amministrazione internamente, e se ha senso cambiare approccio, contattaci: guardiamo insieme i numeri.