Administrations-Outsourcing: Kosten sparen oder Effizienz steigern?

Ein KMU-Inhaber hat uns vor einigen Wochen gefragt, ob das Auslagern der Administration ihm Geld sparen würde. Wir haben mit einer anderen Frage geantwortet: Was kostet es ihn heute, jeden Monat, sie im Haus zu behalten?

Er hatte es nie ausgerechnet. Das passiert den meisten Tessiner KMU-Inhabern: Die intern geführte Administration hat reale Kosten, in Arbeitsstunden, bleibt aber unsichtbar, weil sie in keiner Bilanz je als eigener Posten auftaucht.

Die Kosten, die in keiner Bilanz auftauchen

Wer die Administration intern führt, rechnet selten aus, wie viel Zeit er wirklich dafür aufwendet. Rechnungen stellen, Fristen kontrollieren, Dokumente ablegen, Mahnungen versenden: Das sind Tätigkeiten, die sich in kleinen Zeitblöcken summieren, über die Woche verteilt, schwer als echte Kosten wahrzunehmen.

Wir hatten das auch im Artikel wie viel Zeit verlierst du jeden Monat mit der Administration? angesprochen: Die Rechnung, sauber Stunde für Stunde gemacht, liegt fast immer höher, als man erwartet.

Ersparnis oder Effizienz: zwei verschiedene Fragen

Viele gehen das Thema Administrations-Outsourcing nur mit der Frage an, ob es weniger kostet als eine interne Mitarbeiterin oder ein interner Mitarbeiter. Das ist eine berechtigte, aber unvollständige Frage, denn für ein KMU liegt der grössere Nutzen oft in der Qualität und Konstanz, mit der die Arbeit erledigt wird, mehr als im Stundensatz selbst.

Eine externe Fachperson, die sich täglich mit Administration befasst, macht weniger Fehler, hält Fristen regelmässiger ein und kennt die aktuellen rechtlichen Vorgaben. Das sind Kompetenzen, die jahrelange, kontinuierliche Praxis erfordern und schwer aktuell zu halten sind, wenn die Administration eine Tätigkeit bleibt, die zwischen anderen Aufgaben erledigt wird.

Wann sich Outsourcing wirklich lohnt

Einige Anzeichen zeigen, dass es sich lohnt, diesen Weg ernsthaft zu prüfen:

• du verbringst mehr Stunden als erwartet mit Rechnungen und Dokumenten, Zeit, die Kunden oder der Produktion fehlt;
• du hattest schon Verzögerungen oder Fehler bei Zahlungen, Steuerfristen oder Lieferantenmitteilungen;
• dein Unternehmen wächst, und das Dokumentenvolumen wächst schneller als deine Kapazität, es zu bewältigen;
• du hast intern keine dafür zuständige Person, und die Administration bleibt an jemandem haften, der eigentlich anderes zu tun hat.

Wenn du auch nur zwei dieser Punkte erkennst, kostet dich die Zeit, die du durch die interne Lösung vermeintlich sparst, wahrscheinlich schon mehr, als du denkst.

Wann es dagegen sinnvoll ist, so zu bleiben, wie es ist

Outsourcing ist nicht für jeden und in jeder Phase die richtige Antwort. Ein frisch gegründetes Unternehmen, mit sehr wenigen Buchungen und einem Dokumentenvolumen, das in ein paar Stunden pro Monat zu bewältigen ist, kann die Administration noch gut selbst führen, vielleicht mit Hilfe eines einfachen Rechnungstools. Der Moment, einen Wechsel zu prüfen, kommt, wenn dieses Gleichgewicht kippt, nicht vorher.

Was konkret ausgelagert werden kann

Administrations-Outsourcing ist kein einheitliches Paket für alle. Es kann die laufende Buchhaltung umfassen, also Rechnungserfassung, Bankabgleich und Buchführung, oder nur die Dokumentenverwaltung: Ablage, Organisation und Auffindbarkeit von Rechnungen, Verträgen und Belegen. Es kann die Kontrolle von Fristen und Pflichten einschliessen, MWST und Beiträge inbegriffen, damit man sie zwischen anderen Aufgaben nicht vergisst, oder die aktive und passive Rechnungsstellung, mit Ausstellung der Kundenrechnungen, Kontrolle der Lieferantenrechnungen und Zahlungsmahnungen.

Dann gibt es noch die jährliche Steuererklärung, ein besonders heikler Moment, den wir im Artikel Steuererklärung: wie du die Jahresübung ohne Stress vereinfachst vertieft hatten.

Man kann mit einem einzelnen Aspekt beginnen, zum Beispiel nur der Dokumentenverwaltung, und schrittweise ausbauen, ohne von Anfang an alles auf einmal abgeben zu müssen.

Die Ersparnis zeigt sich am Jahresende

Die monatlichen Kosten eines externen Dienstes mit dem Lohn eines internen Mitarbeiters zu vergleichen, ist ein unvollständiger Vergleich. Mitgezählt werden müssten auch die vermiedenen Fehler, die ohne Mahngebühren oder Zinsen eingehaltenen Fristen, die für direkt umsatzwirksame Tätigkeiten zurückgewonnenen Stunden und die Gewissheit, dass jemand mit spezifischer Kompetenz die administrative Seite kontinuierlich begleitet.

Wir hatten darüber auch ausführlicher im Artikel intelligentes Outsourcing für Schweizer KMU: weniger Kosten, mehr Effizienz geschrieben, der dasselbe Prinzip auch auf andere Unternehmensbereiche anwendet.

Wie wir das machen

Mit unserem Service für Buchhaltung und Administration arbeiten wir massgeschneidert, ausgehend von der tatsächlichen Situation des Unternehmens: Manchmal reicht es, nur die Dokumentenverwaltung zu übernehmen, manchmal muss der gesamte administrative Zyklus betreut werden, von den Rechnungen bis zur Steuererklärung.

Wenn du wissen willst, was es dich heute wirklich kostet, die Administration intern zu führen, und ob es sinnvoll ist, den Ansatz zu ändern, kontaktiere uns: Wir schauen uns die Zahlen gemeinsam an.