Bevor du jemanden einstellst: Prüfe, ob das Problem wirklich Personalmangel ist

Wenn sich die Arbeit stapelt und die Leute im Unternehmen immer überlastet wirken, liegt der naheliegendste Schluss nahe: Es fehlt Personal. Manchmal stimmt das. Aber in vielen Fällen zeigt ein genauerer Blick, dass der Engpass nicht an der Anzahl der verfügbaren Personen liegt, sondern an einer wiederkehrenden Tätigkeit, die unnötig Zeit kostet, an einem unklaren Prozess mit mehr Schritten als nötig, oder an einem ungeeigneten Tool, das selbst eine einfache Aufgabe verlangsamt. Eine Einstellung fügt in diesen Fällen nur Fixkosten hinzu, ohne das eigentliche Problem zu lösen.

Der einfachste Test: Wo staut sich die Arbeit wirklich?

Bevor du dich für eine Einstellung entscheidest, beobachte genau, wo sich der Stau bildet: Verteilt er sich auf alle Tätigkeiten des Teams, oder konzentriert er sich auf einen einzigen bestimmten Schritt, den alle durchlaufen müssen, um weiterzukommen? Wenn sich der Engpass auf einen einzigen Schritt konzentriert, liegt oft kein Personalproblem vor, sondern ein Problem, wie genau dieser Schritt organisiert ist.

Signal eins: Dieselbe Tätigkeit braucht zu viele Schritte

Wenn eine einfache Tätigkeit, wie eine Rechnung erstellen oder eine Angabe aktualisieren, durch drei oder vier verschiedene Systeme führen muss, löst keine zusätzliche Person das Problem wirklich: Jede neu eingestellte Person erbt dieselbe Anzahl unnötiger Schritte, und der Gesamtzeitaufwand wächst weiter mit dem Arbeitsvolumen, nicht proportional dazu.

Signal zwei: Die Leute wiederholen dieselbe Arbeit mehrmals

Wenn zwei verschiedene Personen dieselbe Sache kontrollieren, oder derselbe Datensatz in mehrere Systeme eingegeben wird, die nicht miteinander kommunizieren, ist die Zeit, die scheinbar fehlt, in Wirklichkeit Zeit, die für die Duplizierung bereits erledigter Arbeit aufgewendet wird. Eine zusätzliche Person in dieser Situation fügt nur eine weitere Duplizierungsquelle hinzu, sie beseitigt sie nicht.

Signal drei: Das verwendete Tool ist dem Arbeitsvolumen nicht mehr angemessen

Eine Excel-Tabelle, die bei zehn Bestellungen im Monat bestens funktionierte, wird zum Hindernis, wenn es hundert sind – nicht weil die Tabelle grundsätzlich falsch ist, sondern weil sie vom Volumen überholt wurde, das sie heute bewältigen muss. In diesen Fällen löst sich das Problem durch einen Toolwechsel, nicht durch das Hinzufügen weiterer Personen, die es ebenso langsam nutzen.

Signal vier: Niemand weiss genau, wer was macht

Wenn eine Anfrage ohne klares Kriterium von einer Person zur nächsten wandert, oft weil «man es schon immer so gemacht hat», geht die Zeit in den Übergaben verloren, nicht in der Arbeit selbst. Ein klarer Prozess mit definierten Verantwortlichkeiten gewinnt oft mehr Zeit zurück, als eine neue Person hinzufügen würde, die über dieselben Verantwortlichkeiten im Unklaren ist.

Wenn das Problem tatsächlich Personalmangel ist

Nachdem du diese vier Signale geprüft hast: Wenn die Arbeit weiterhin sinnvoll verteilt ist, auf geeigneten Tools läuft, mit klaren Prozessen, und das Volumen trotzdem höher bleibt, als die aktuellen Personen bewältigen können, dann ist das Problem tatsächlich Personalmangel, und eine Einstellung ist die richtige Entscheidung. Wir hatten das im Artikel man muss nicht immer einstellen: wann Outsourcing die Lösung sein kann behandelt, wo dieselbe Unterscheidung auf den Vergleich zwischen Einstellung und externem Partner angewendet wird.

Warum diese Prüfung vorher erfolgen muss, nicht nachher

Wer ohne diese Prüfung einstellt, riskiert, eine zusätzliche Person ins Unternehmen zu holen, die dieselben unklaren Prozesse, dieselben ungeeigneten Tools und dieselben nie automatisierten, wiederkehrenden Tätigkeiten erbt. Die wahrgenommene Belastung sinkt vorübergehend, weil sie nun auf mehr Personen verteilt ist, aber das Grundproblem bleibt unangetastet und meldet sich wieder zurück, sobald das Arbeitsvolumen erneut wächst.

Wie wir diese Unterscheidung für unsere Kundinnen und Kunden prüfen

Mit unserem Service Smart Business Consulting beobachten wir, wo sich der Engpass tatsächlich bildet, bevor wir irgendeine Lösung empfehlen: Wir hören denjenigen zu, die konkret in den Prozessen arbeiten, analysieren die verwendeten Tools und Abläufe und unterscheiden präzise zwischen einem Personalproblem und einem Prozess-, Tool- oder Ablaufproblem. Wenn die richtige Lösung darin besteht, eine bestimmte Tätigkeit auszulagern statt einzustellen, machen wir das direkt mit unseren Services Buchhaltung und Administration und Hosting und IT-Support.

Bevor du eine neue Stelle in deinem Unternehmen schaffst, kontaktiere uns: Wir machen diese Prüfung gemeinsam und sagen dir klar, ob das Problem tatsächlich Personalmangel ist oder etwas, das sich auch ohne Einstellung lösen lässt.