Votre PME perd du temps dans les tâches administratives ? Voici comment récupérer des heures sans embaucher
Quand la charge administrative augmente, la réaction la plus courante est de penser à embaucher une personne supplémentaire dans l'entreprise. Mais augmenter le personnel n'est pas la seule manière de gérer plus de travail, et ce n'est souvent même pas la plus rapide ni la plus économique. Avant d'ouvrir un nouveau poste, il vaut la peine de voir si ces heures peuvent être récupérées sans ajouter de coût fixe permanent.
Arrêtez de ressaisir les mêmes données plusieurs fois
L'une des manières les plus simples de récupérer du temps est d'éliminer les doubles saisies : la même donnée d'une commande saisie manuellement dans le logiciel de gestion, puis à nouveau dans un tableau Excel, puis encore dans le système de facturation. Relier ces outils entre eux, même de manière simple, élimine des heures de travail qui ne produisent rien de nouveau, seulement une copie de quelque chose qui existait déjà ailleurs.
Numérisez les documents qui ne vivent aujourd'hui que sur papier ou dans les e-mails
Chercher un document rangé dans le mauvais dossier, ou le demander par e-mail à la personne qui l'avait reçu en premier, consomme un temps qui pourrait être éliminé grâce à un système d'archivage numérique partagé et prévisible. Nous en avions parlé dans l'article trop de documents et peu de temps : comment organiser l'administration de l'entreprise, où le problème était surtout l'absence d'un endroit unique pour trouver les documents sans devoir les demander à quelqu'un.
Standardisez les tâches qui se répètent toujours de la même manière
Factures, devis récurrents, réponses aux questions administratives fréquentes : si une tâche se répète presque à l'identique plusieurs fois par mois, il vaut la peine de construire un modèle ou un processus fixe plutôt que de la refaire à zéro chaque fois. Cette seule étape réduit à la fois le temps consacré et la possibilité d'erreur, car elle élimine les décisions répétées sur des points déjà tranchés par le passé.
Automatisez les tâches répétitives
Toutes les tâches administratives ne méritent pas une automatisation, mais celles qui se répètent souvent et suivent toujours la même logique, comme la génération d'une facture à partir d'une commande déjà enregistrée, le méritent presque toujours.
Externalisez ce qui reste, plutôt que d'embaucher pour le faire
Après avoir éliminé les doubles saisies, numérisé les documents et automatisé ce qui pouvait l'être, il reste malgré tout un noyau de travail administratif qui exige des compétences humaines : lire un relevé, répondre à une question spécifique du fisc, vérifier une incohérence dans les comptes. Pour ce noyau, faire appel à un partenaire externe spécialisé permet de récupérer les mêmes heures qu'une embauche permettrait de récupérer, mais sans le coût fixe d'un salaire et des charges sociales correspondantes, et sans le temps nécessaire pour former une nouvelle personne. Nous en avions parlé dans l'article il ne faut pas toujours embaucher : quand l'externalisation peut être la solution.
Combien de temps pouvez-vous vraiment récupérer
En combinant ces étapes, de nombreuses PME récupèrent entre 50 % et 80 % des heures actuellement consacrées à l'administration, sans avoir ajouté une seule personne à leur effectif. La part restante, celle qui exige vraiment des compétences humaines continues, est aussi celle qui convient le mieux à un partenaire externe spécialisé : pour un volume de travail désormais réduit, une nouvelle embauche dédiée coûte trop cher.
Comment nous vous aidons à récupérer ces heures
Avec notre service d'administration et comptabilité, nous suivons la facturation, la TVA et les obligations administratives des PME tessinoises, en prenant en charge exactement le noyau de travail qui reste après avoir numérisé et automatisé ce qui peut l'être, sans besoin d'une nouvelle embauche.
Vous voulez comprendre combien d'heures que votre entreprise perd aujourd'hui en administration vous pourriez récupérer sans embaucher personne ? Demandez un entretien sur l'externalisation administrative : nous examinons ensemble votre situation actuelle et nous vous disons clairement ce qu'il convient de changer en premier, et ce qu'il convient de nous confier.
