Wie viel kostet die Buchhaltung einer neuen GmbH?
Wer eine GmbH gründet, ist meistens auf die Gründungskosten vorbereitet: das Stammkapital, der Notar, der Handelsregistereintrag. Viel seltener ist man darauf vorbereitet, was unmittelbar danach kommt, nämlich die laufende Buchhaltung, die Monat für Monat weiterläuft, unabhängig davon, wie viel das Unternehmen in der Anfangszeit umsetzt. Und genau dieser Posten, nicht die Gründungskosten, fällt im ersten Jahr am stärksten ins Gewicht.
Was die Basisbuchhaltung ohne Angestellte kostet
Für eine GmbH ohne Personal und mit noch bescheidenem Umsatz bewegen sich die Kosten einer externen Buchhaltung meist zwischen CHF 200 und CHF 500 pro Monat, was CHF 4'000 bis CHF 9'000 im Jahr ergibt. Der Betrag hängt vor allem von der Anzahl der zu erfassenden Belege ab: Ein Geschäft mit 20 bis 50 Rechnungen und Quittungen pro Monat bleibt im unteren Bereich, während ab 100 bis 200 Buchungen pro Monat die Kosten auf CHF 800 bis CHF 1'200 pro Monat steigen.
Ist die GmbH mehrwertsteuerpflichtig, kommt die Verwaltung der Quartalsabrechnungen hinzu: etwa CHF 150 bis CHF 300 pro Quartal mit der Saldosteuersatzmethode, CHF 200 bis CHF 400 mit der effektiven Methode. Bleibst du unter der MWST-Befreiungsgrenze, sofern dein Geschäftsmodell das zulässt, sparst du allein bei diesem Posten zwischen CHF 600 und CHF 1'200 im Jahr.
Was sich mit der ersten Anstellung ändert
Schon eine einzige Anstellung bringt eine Komplexität mit sich, die über die reine Buchführung hinausgeht: monatliche Lohnabrechnungen, Meldungen an die verschiedenen Versicherungen, Jahresausgleich. Für eine GmbH mit 1 bis 3 Angestellten bedeutet das zusätzliche Kosten von etwa CHF 150 bis CHF 400 pro Monat gegenüber der Basisbuchhaltung, die bei 4 bis 10 Angestellten auf CHF 400 bis CHF 800 steigen.
Dazu kommt die Zeit, die der Inhaber oder die Inhaberin selbst verliert, um Belege zusammenzusuchen, Anfragen des Treuhänders zu beantworten oder Fristen nachzulaufen, ein Aufwand, der in keiner Offerte auftaucht, der aber trotzdem die Stunden schmälert, die für das Wachstum des Unternehmens zur Verfügung stehen.
Was eine Angestellte oder ein Angestellter wirklich kostet, über den Bruttolohn hinaus
Der mit einer angestellten Person vereinbarte Bruttolohn ist nicht das, was das Unternehmen tatsächlich bezahlt. Zu diesem Betrag kommen die Sozialabgaben zulasten des Arbeitgebers hinzu: 5,3 % für AHV, IV und EO, etwa 1,1 % für die Arbeitslosenversicherung bis zu einer jährlichen Lohngrenze, ein Beitrag für die Familienzulagen, der von Kanton zu Kanton unterschiedlich ist, etwa 0,8 % für die Berufsunfallversicherung und der Beitrag an die BVG-Pensionskasse, der von rund 3,5 % bei jüngeren Angestellten bis zu 9 % des koordinierten Lohns bei Angestellten kurz vor der Pensionierung reicht.
Zusammengerechnet liegen die Zusatzkosten für den Arbeitgeber meist zwischen 13 % und 19 % des Bruttolohns, je nach Alter der angestellten Person, Branche und Kanton. Bei einem Bruttolohn von CHF 5'000 pro Monat bedeutet das für das Unternehmen reale Kosten von rund CHF 5'700 bis CHF 5'900 inklusive Beiträge, noch bevor die Buchhaltung berücksichtigt wird, die man jeden Monat braucht, um das alles zu verwalten.
Eine interne Person für die Buchhaltung einstellen: Wann es sich lohnt
Eine Person speziell für die Buchhaltung einzustellen, lohnt sich, wenn das Volumen an Belegen und Transaktionen schon hoch und konstant ist, oder wenn die GmbH ein Lager, mehrere Standorte oder interne Abläufe hat, die eine tägliche Präsenz verlangen. In diesen Fällen rechtfertigt sich der Lohn der angestellten Person, inklusive Sozialabgaben, durch ein Arbeitspensum, das sonst ohnehin einen externen Treuhänder zu einem ähnlichen oder höheren Preis erfordern würde.
Für eine gerade erst gegründete GmbH mit noch geringem Belegvolumen lohnt sich diese Investition im ersten Jahr nur selten: Die Fixkosten einer angestellten Person bleiben auch in Monaten mit wenig Buchhaltungsarbeit gleich, während ein externer Treuhänder nach dem tatsächlichen Volumen abrechnet.
Warum sich Outsourcing in den ersten Jahren fast immer lohnt
Die Buchhaltung einem externen Partner zu übergeben, vermeidet die Fixkosten einer angestellten Person und deren Sozialabgaben, und erlaubt es, nur für die tatsächlich geleistete Arbeit je nach Monatsvolumen zu bezahlen. Dazu gehört bereits aktuelles Wissen über Steuerfristen, MWST-Sätze und gesetzliche Neuerungen, ohne dass du Zeit in die interne Schulung investieren musst. Wir sind in diesem Zusammenhang ausführlicher auf das Thema eingegangen im Artikel nicht immer muss man einstellen: wann Outsourcing die richtige Lösung sein kann, wo sich das gleiche Prinzip auch auf andere Unternehmensbereiche neben der Buchhaltung anwenden lässt.
Mit unserem Service für Buchhaltung und Administration übernehmen wir die Buchhaltung, die MWST und die administrativen Pflichten von frisch gegründeten GmbHs und bereits etablierten KMU im Tessin, mit Kosten, die sich am tatsächlichen Belegvolumen orientieren und ohne die Sozialabgaben einer Anstellung. Wenn du gerade deine GmbH eröffnet hast und wissen willst, wie viel es wirklich kosten würde, uns die Buchhaltung zu übertragen, kontaktiere uns: Wir schauen uns gemeinsam dein Rechnungsvolumen an und sagen dir eine genaue Zahl.
