Excel, E-Mail und manuelle Abläufe: Wann ist es Zeit für eine eigene Business-Anwendung?

Die Excel-Tabelle, mit der Sie vor einigen Jahren Bestellungen, Lager oder Termine problemlos verwaltet haben, muss heute vor dem Öffnen geprüft werden, braucht zur Sicherheit eine Sicherungskopie und eine Person, die genau weiss, welche Zellen man nicht anfassen darf, weil sonst „alles kaputtgeht“. Niemand hat beschlossen, so weit zu kommen: Man landet Schritt für Schritt dort, mit einer zusätzlichen Spalte, einem verknüpften Blatt, einer weiteren Regel, bis das Werkzeug, das die Arbeit vereinfachen sollte, selbst zu einem Problem geworden ist, um das man sich kümmern muss.

Das häufigste Anzeichen: mehr Personen, mehr Versionen

Wenn mehrere Personen mit einer Excel-Datei arbeiten, kommt früher oder später der Moment, in dem es zwei verschiedene Versionen desselben Dokuments gibt, jede separat bearbeitet, und unweigerlich stellt sich die Frage, welche nun die aktuelle ist. E-Mails mit „Endversion“ und „Endversion 2“ im Anhang sind das deutlichste Zeichen dafür, dass eine per E-Mail geteilte Datei mehr Personen hat, als sie ohne Verwirrung verkraftet.

Das Anzeichen Zeit: mehr Minuten für jeden einzelnen Arbeitsschritt

Ein Blatt mit wenigen Zeilen öffnet und aktualisiert sich in wenigen Sekunden. Dasselbe Blatt mit Tausenden von Zeilen, Formeln über mehrere Tabellen hinweg und im Lauf der Zeit angesammelten ausgeblendeten Blättern öffnet sich langsam, speichert langsam und ist riskant zu bearbeiten, wenn man nicht sicher weiss, was sich an anderer Stelle in der Datei ändert. Wenn das Aktualisieren eines einzigen Werts inzwischen mehrere Minuten Aufmerksamkeit statt ein paar Sekunden braucht, liegt das Problem nicht mehr in der Datenmenge. Es liegt im Werkzeug, das die Daten enthält.

Das Anzeichen Fehler: unterschiedliche Daten in verschiedenen Blättern

Wenn derselbe Wert, zum Beispiel die Verfügbarkeit eines Produkts, in mehreren Blättern steht, die nicht immer einheitlich nachgeführt werden, laufen diese Zahlen früher oder später auseinander, und jemand bemerkt die Abweichung erst, nachdem er eine Entscheidung auf Basis der falschen Zahl getroffen hat. Diese Art von Fehler ist strukturell: Sie hängt nicht davon ab, wie sorgfältig die Person ist, die die Daten erfasst. Sie entsteht, weil derselbe Wert an mehreren Orten existiert, die von Hand synchron gehalten werden müssten.

Das Anzeichen Abhängigkeit von einer einzigen Person

In vielen kleinen Unternehmen versteht die komplexeste Excel-Datei nur, wer sie über die Jahre aufgebaut hat, mit Formeln und Logiken, die sonst nie jemand ganz verstehen musste. Ist diese Person abwesend oder verlässt sie das Unternehmen, funktioniert die Datei zwar weiter, wird aber zu einer Blackbox, die niemand sonst mehr mit Sicherheit anpassen kann. Darüber haben wir im Artikel Passt sich Ihr Unternehmen der Software an oder umgekehrt? geschrieben: Hinter dieser Art von Abhängigkeit steckt oft ein Ablauf, der eine solidere Struktur verdienen würde.

Das Anzeichen mündlich erklärter Abläufe

Wenn ein wichtiger Ablauf nur im Kopf der Person existiert, die ihn ausführt, oder in verstreuten E-Mails, die nie an einem Ort gesammelt wurden, muss ihn sich jede neue Person im Unternehmen von Grund auf erklären lassen, mit dem Risiko, einen Schritt zu vergessen, der für die bisherige Person selbstverständlich war. Ein Ablauf, der nur mündlich oder in E-Mails existiert, wird früher oder später von verschiedenen Personen unterschiedlich ausgeführt, mit unterschiedlichen Ergebnissen.

Was sich mit einer eigenen Anwendung ändert

Eine Anwendung, die für genau diesen Ablauf entwickelt wurde, beseitigt die vielen Versionen, weil alle mit derselben Datenquelle arbeiten, die in Echtzeit aktuell ist. Sie reduziert Fehler durch auseinanderlaufende Daten, weil ein Wert nur an einem Ort existiert, statt in mehrere Blätter kopiert zu werden. Und sie macht den Ablauf unabhängig von der Person, die ihn aufgebaut hat, weil die Logik des Prozesses im Werkzeug selbst steckt und nicht im Gedächtnis derjenigen, die es am längsten benutzen. Darüber haben wir auch im Artikel CMS oder massgeschneiderte Web-App: Was passt besser? geschrieben: Der Schritt von verstreuten Tabellen zu einem strukturierten System ist einer der klarsten Fälle, in denen sich eine massgeschneiderte Lösung lohnt.

Sie müssen nicht warten, bis das Problem gross wird

Der richtige Zeitpunkt, um diesen Schritt zu prüfen, ist nicht erst dann, wenn die Excel-Datei ganz streikt oder ein Fehler einen konkreten Schaden verursacht. Er ist gekommen, wenn sich die in diesem Artikel beschriebenen Anzeichen regelmässig wiederholen. Früher zu handeln kostet weniger, sowohl bei der Investition als auch bei der Zeit, die alle brauchen, um sich an das neue Werkzeug zu gewöhnen, als unter dem Druck eines bereits eingetretenen Problems. Wenn Sie sich ein Bild von den Investitionsgrössen machen möchten, finden Sie mehr dazu im Artikel Was kostet die Entwicklung einer massgeschneiderten Web-App in der Schweiz?.

Wie wir beurteilen, ob Ihr Unternehmen diese Grenze überschritten hat

Mit unserem Angebot Smart Business Consulting schauen wir uns an, wie der Ablauf, der heute in Excel, E-Mails oder ungeschriebenen Regeln steckt, tatsächlich funktioniert. Danach beurteilen wir, ob eine eigene Anwendung die konkreten Probleme löst, die Sie erleben, oder ob die bestehende Tabelle, vielleicht besser organisiert, noch eine Weile ausreicht.

Wenn Sie sich in einem oder mehreren der hier beschriebenen Anzeichen wiedererkennen, kontaktieren Sie uns: Wir schauen uns gemeinsam Ihren konkreten Ablauf an und sagen Ihnen klar, ob es tatsächlich Zeit für eine eigene Anwendung ist.