Ihr Onlineshop verkauft, aber die Bestellabwicklung kostet Sie zu viele Stunden?
Der Umsatz wächst, eine Bestellung folgt auf die andere, und statt der guten Nachricht, auf die Sie gewartet haben, bedeutet dieses Wachstum Abende, an denen Sie jede einzelne Bestellung von Hand prüfen: Zahlung kontrollieren, Lager aktualisieren, Rechnung erstellen, Kurier informieren. Je mehr der Onlineshop verkauft, desto mehr Arbeit fällt an, und oft wächst sie schneller als die Zeit, die Ihnen dafür zur Verfügung steht.
Das Problem: Bestellungen ohne verbundenes System abwickeln
Ein Onlineshop mit wenigen Bestellungen im Monat kann auch mit Abläufen funktionieren, die einzeln von Hand erledigt werden. Bei hundert oder zweihundert Bestellungen im Monat klappt dasselbe Vorgehen nicht mehr. Die Arbeit ist an sich nicht komplizierter geworden, sie vervielfacht sich aber in genau denselben Schritten, die jedes Mal wiederholt werden. Das deutlichste Anzeichen: Die Zeit für die Abwicklung wächst schneller als der Umsatz, den diese Verkäufe bringen.
Vier Systeme, die oft nicht miteinander verbunden sind
Bei den meisten Onlineshops, die mit ihrem eigenen Wachstum kaum Schritt halten, liegt das Problem am selben Ort: Katalog, Bestellungen, Rechnungsstellung und Logistik laufen in getrennten Systemen, die nur von Hand miteinander verbunden werden. Eine Bestellung kommt auf der Verkaufsplattform an, das Lager muss aber separat geprüft werden, die Rechnung wird in einem anderen Programm von Hand erstellt, und der Kurier wird mit einer eigens für dieses eine Paket geschriebenen Nachricht informiert. Jeder Schritt für sich dauert nur wenige Minuten, multipliziert mit jeder Bestellung wird er aber zu den eigentlichen versteckten Kosten des Wachstums.
Was passiert, wenn diese Systeme verbunden werden
Sind Bestellungen, Katalog, Rechnungsstellung und Logistik miteinander verbunden, aktualisiert eine eingehende Bestellung automatisch den Bestand im Katalog, erzeugt die Rechnung, ohne dass Daten abgetippt werden müssen, und übermittelt dem Kurier die Versandangaben, ohne dass jedes Mal eine Nachricht von Hand geschrieben wird. Die Zeit, die vorher für jede einzelne Bestellung nötig war, sinkt stark, und vor allem wächst sie nicht mehr im gleichen Verhältnis wie der Umsatz: Doppelt so viele Bestellungen brauchen nicht mehr doppelt so viel Zeit.
Ein konkretes Beispiel: von der Bestellung zur Rechnung ohne Handarbeit
Wenn ein Kunde den Kauf abschliesst, sind die Daten für die Rechnung, also Name, Adresse, Betrag und gekaufte Produkte, bereits im System des Onlineshops vorhanden. Wird dieses System mit der Buchhaltungssoftware verbunden, sodass die Rechnung bei der Bestellung automatisch entsteht, fällt einer der repetitivsten und fehleranfälligsten Schritte der ganzen Abwicklung weg. Das gilt besonders, wenn die Mengen steigen und in der Hektik die Gefahr wächst, ein Detail zu übersehen.
Warum Abwarten das Problem verschärft
Wer diese Verbindung aufschiebt, bis die Last wirklich nicht mehr zu bewältigen ist, geht das Problem im ungünstigsten Moment an: dann, wenn das Unternehmen am wenigsten Zeit und Spielraum hat, um innezuhalten und die Abläufe neu zu ordnen. Darüber haben wir im Artikel E-Commerce: Die Website zu bauen ist erst der Anfang geschrieben. Dort zeigt sich, dass der Alltagsbetrieb eines Onlineshops, wenn er vernachlässigt wird, schwerer wiegt als die ursprüngliche Erstellung der Website.
Wie wir Bestellungen, Katalog, Rechnungsstellung und Logistik verbinden
Mit unserem Angebot E-Commerce bauen wir nicht nur den Onlineshop: Wir betreuen ihn jeden Tag und verbinden Katalog, Bestellungen, Anbindungen an die Business-Software, Zahlungen und Versand zu einem einzigen Ablauf. So bedeutet mehr Umsatz nicht automatisch mehr Stunden Handarbeit für die Person, die den Shop führt.
Wenn Ihr Onlineshop gut verkauft, die tägliche Abwicklung Sie aber immer mehr Zeit kostet, kontaktieren Sie uns: Wir schauen gemeinsam, wo heute Zeit verloren geht und wie sich die Systeme verbinden lassen, die Sie bereits nutzen, damit das Wachstum tragbar wird und nicht zur Last.
