Verliert dein KMU Zeit in der Verwaltung? So gewinnst du Stunden zurück, ohne neue Leute einzustellen
Wenn der Verwaltungsaufwand wächst, ist die häufigste Reaktion, an eine zusätzliche Person zu denken, die ins Unternehmen kommen soll. Aber mehr Personal einzustellen ist nicht der einzige Weg, um mehr Arbeit zu bewältigen, und oft ist es nicht einmal der schnellste oder günstigste. Bevor du eine neue Stelle schaffst, lohnt es sich zu prüfen, ob sich diese Stunden zurückgewinnen lassen, ohne einen permanenten Fixkostenposten hinzuzufügen.
Hör auf, dieselben Daten mehrmals abzuschreiben
Eine der einfachsten Möglichkeiten, Zeit zurückzugewinnen, ist die Doppelerfassung zu beseitigen: dieselbe Angabe zu einer Bestellung, manuell ins Verwaltungssystem eingegeben, dann nochmals in eine Excel-Tabelle, dann nochmals ins Rechnungssystem. Diese Tools miteinander zu verbinden, auch auf einfache Weise, beseitigt Stunden Arbeit, die nichts Neues erzeugen, nur eine Kopie von etwas, das anderswo schon existierte.
Digitalisiere die Dokumente, die heute nur auf Papier oder in E-Mails leben
Ein fertiges Dokument im falschen Ordner zu suchen, oder per E-Mail bei der Person nachzufragen, die es als Erste erhalten hat, kostet Zeit, die man mit einem gemeinsamen, vorhersehbaren digitalen Ablagesystem einsparen könnte. Wir haben darüber im Artikel zu viele Dokumente und zu wenig Zeit: wie man die Unternehmensverwaltung organisiert gesprochen, wo das Problem vor allem das Fehlen eines einzigen Ortes war, an dem man Dokumente findet, ohne jemanden danach fragen zu müssen.
Standardisiere die Tätigkeiten, die sich jedes Mal auf dieselbe Weise wiederholen
Rechnungen, wiederkehrende Offerten, Antworten auf häufige Verwaltungsfragen: Wenn sich eine Tätigkeit mehrmals im Monat fast identisch wiederholt, lohnt es sich, eine Vorlage oder einen festen Prozess zu erstellen, statt sie jedes Mal von Neuem zu machen. Allein dieser Schritt reduziert sowohl den Zeitaufwand als auch die Fehlerwahrscheinlichkeit, weil er wiederholte Entscheidungen über bereits in der Vergangenheit entschiedene Dinge eliminiert.
Automatisiere die repetitiven Tätigkeiten
Nicht jede Verwaltungstätigkeit verdient eine Automatisierung, aber jene, die sich häufig wiederholen und immer derselben Logik folgen, wie die Erstellung einer Rechnung aus einer bereits erfassten Bestellung, fast immer schon.
Lagere aus, was übrig bleibt, statt dafür einzustellen
Nachdem du Doppelerfassungen beseitigt, Dokumente digitalisiert und automatisiert hast, was sich automatisieren liess, bleibt trotzdem ein Kern an Verwaltungsarbeit, der menschliche Kompetenz erfordert: einen Bericht lesen, eine spezifische Frage der Steuerbehörde beantworten, eine Unstimmigkeit in den Konten prüfen. Für diesen Kern gewinnt die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten externen Partner dieselben Stunden zurück, die eine Neueinstellung zurückgewinnen würde, aber ohne die Fixkosten eines Lohns und der entsprechenden Sozialabgaben, und ohne die Zeit, die man braucht, um eine neue Person einzuarbeiten. Wir haben darüber im Artikel nicht immer braucht es eine Neueinstellung: wann Outsourcing die Lösung sein kann gesprochen.
Wie viel Zeit du wirklich zurückgewinnen kannst
Durch die Kombination dieser Schritte gewinnen viele KMU zwischen 50 % und 80 % der heute in der Verwaltung aufgewendeten Stunden zurück, ohne eine einzige Person zum Personalbestand hinzuzufügen. Der übrige Teil, der wirklich kontinuierliche menschliche Kompetenz erfordert, ist auch jener, der sich am besten für einen spezialisierten externen Partner eignet: Für ein inzwischen reduziertes Arbeitsvolumen kostet eine neue, dedizierte Anstellung zu viel.
Wie wir dir helfen, diese Stunden zurückzugewinnen
Mit unserem Service Buchhaltung und Administration betreuen wir Rechnungsstellung, MWST und administrative Pflichten der Tessiner KMU und übernehmen genau den Arbeitskern, der übrig bleibt, nachdem man digitalisiert und automatisiert hat, was möglich ist, ohne dass eine neue Anstellung nötig wird.
Möchtest du verstehen, wie viele der Stunden, die dein Unternehmen heute in der Verwaltung verliert, du zurückgewinnen könntest, ohne jemanden einzustellen? Fordere ein Gespräch zum administrativen Outsourcing an: Wir schauen uns gemeinsam deine aktuelle Situation an und sagen dir klar, was sich zuerst zu ändern lohnt und was du uns anvertrauen kannst.
