Ist Ihr Unternehmen wirklich digitalisiert? Software, Website, E-Commerce und Abläufe

Viele Inhaberinnen und Inhaber von KMU würden sofort mit Ja antworten: Sie haben eine Website, nutzen eine Fakturierungssoftware und verkaufen vielleicht sogar online. Schaut man genauer hin, zeigt sich oft ein anderes Bild: Daten, die von Hand von einem System ins andere übertragen werden, eine Website, die seit Monaten niemand aktualisiert, ein Onlineshop, der nur im Kopf der zuständigen Person mit dem Lager verbunden ist. Digitale Werkzeuge zu besitzen und tatsächlich digital zu arbeiten, sind zwei verschiedene Dinge, und der Unterschied zeigt sich vor allem in den Details des Alltags.

Spart Ihre Software tatsächlich Zeit, oder kostet sie welche?

Eine Unternehmenssoftware, ein Fakturierungsprogramm oder ein CRM sollten die Handarbeit verringern und sie nicht einfach woanders hin verschieben. Wenn jede Rechnung trotzdem von Hand nachgeprüft wird, wenn die Kundendaten „zur Sicherheit“ zusätzlich in einer Excel-Tabelle stehen oder wenn im Unternehmen niemand alle Funktionen der Software nutzt, weil „wir es auf unsere Art schneller machen“, dann ist das Werkzeug zwar vorhanden, erfüllt seine Aufgabe aber nicht.

Zeigt die Website das Unternehmen von heute oder das von vor ein paar Jahren?

Eine Website, die online ist, ist noch keine aktuelle Website. Wenn die beschriebenen Dienstleistungen nicht mehr dem heutigen Angebot entsprechen, wenn sich Preise oder Kontaktangaben geändert haben, ohne dass die Website es zeigt, oder wenn die letzte Änderung vor der letzten Neuanstellung im Unternehmen liegt, funktioniert die Website eher wie ein festes Firmenschild als wie ein Arbeitsinstrument. Darüber haben wir im Artikel Ihre Website ist veraltet: Müssen Sie sie wirklich ganz neu machen? geschrieben. Das Problem war dort oft weniger das Alter der Website als der Abstand zwischen der Website und dem, was das Unternehmen inzwischen geworden ist.

Ist der Onlineshop mit dem Rest verbunden oder eine Insel für sich?

Einen Onlineshop zu haben ist das eine, ein E-Commerce, der mit Lager, Buchhaltung und Auftragsabwicklung verbunden ist, etwas anderes. Wenn jeder Onlineverkauf trotzdem von Hand geprüft werden muss, um zu wissen, ob das Produkt wirklich verfügbar ist, oder wenn die Verkaufsdaten des Onlineshops nie in der allgemeinen Buchhaltung des Unternehmens landen, funktioniert der E-Commerce als isolierter Kanal und nicht als Teil eines stimmigen digitalen Systems.

Sind die Abläufe digital oder nur die Dokumente, die sie beschreiben?

Ein häufiger Fehler ist, die Digitalisierung der Dokumente mit der Digitalisierung der Abläufe zu verwechseln. Ein PDF anstelle eines gedruckten Blatts ändert am zugrunde liegenden Ablauf nichts, wenn dieses PDF trotzdem ausgedruckt, von Hand unterschrieben und dann wieder eingescannt wird. Ein wirklich digitaler Ablauf streicht die unnötigen Schritte, statt sie bloss auf den Bildschirm zu verlegen.

Anzeichen dafür, dass die Digitalisierung auf halbem Weg stehen geblieben ist

Einige Anzeichen tauchen in Unternehmen, die digitale Werkzeuge eingeführt haben, ohne den Weg ganz zu Ende zu gehen, immer wieder auf: Dieselben Daten werden mehrmals in verschiedene Systeme eingegeben, niemand weiss sicher, wo die aktuelle Version eines Dokuments liegt, Entscheidungen beruhen auf von Hand zusammengetragenen Zahlen statt auf automatisch erstellten Auswertungen, und jedes neu eingeführte Werkzeug scheint einen Arbeitsschritt hinzuzufügen, statt einen zu streichen.

Warum eine halbe Digitalisierung mehr kostet als gar keine

Ein Unternehmen, das noch nichts digitalisiert hat, weiss wenigstens, dass es überall etwas zu tun gibt. Ein nur halb digitalisiertes Unternehmen glaubt oft, das Problem schon gelöst zu haben, und investiert deshalb keine Zeit mehr darin. Gleichzeitig bezahlt es weiterhin die versteckten Kosten von Systemen, die nicht miteinander kommunizieren: Stunden, in denen Daten abgeglichen werden, die eigentlich schon übereinstimmen sollten, vermeidbare Übertragungsfehler und Entscheidungen auf Basis veralteter Informationen.

Wie Sie ein digitales Ökosystem aufbauen, das funktioniert

Eine funktionierende Digitalisierung entsteht, indem man die richtigen Werkzeuge miteinander verbindet, und nicht durch den Kauf von immer mehr Werkzeugen. Ausgangspunkt sind die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen und nicht die aktuellen Trends. Ausführlicher haben wir darüber im Artikel Digitalisierung für KMU: So bauen Sie ein digitales Ökosystem auf, ohne sich das Leben schwer zu machen geschrieben. Er geht Schritt für Schritt Abläufe, Software, Dokumente, Administration, Website, E-Commerce und Sicherheit als ein zusammenhängendes System durch und nicht als einzelne Anschaffungen.

Wie wir Ihnen helfen herauszufinden, wo Sie stehen

Bevor wir irgendein neues Werkzeug vorschlagen, prüfen wir mit unserem Angebot Smart Business Consulting, wie die Abläufe im Unternehmen tatsächlich funktionieren, wo Daten stecken bleiben oder doppelt geführt werden und welche der bereits eingesetzten Werkzeuge wirklich helfen und nicht bloss auf dem Papier existieren. Danach setzen wir um oder bringen in Ordnung, was nötig ist: die Website mit unserem Angebot Websites, den E-Commerce oder die Verbindung bestehender Systeme mit unserem Angebot Hosting und IT-Support.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen wirklich digitalisiert ist oder nur ein paar Werkzeuge mehr hat, kontaktieren Sie uns: Wir machen gemeinsam eine ehrliche Bestandsaufnahme, ohne Ihnen ein Problem einzureden, das Sie vielleicht nicht haben, und ohne Ihnen eines zu verschweigen, das tatsächlich da ist.