Votre entreprise est-elle vraiment digitalisée ? Logiciels, site, e-commerce et processus
Beaucoup de dirigeants de PME répondraient tout de suite oui : ils ont un site, utilisent un logiciel de facturation, vendent peut-être aussi en ligne. Pourtant, en y regardant de plus près, le tableau est souvent différent : des données recopiées à la main d’un système à l’autre, un site que personne ne met à jour depuis des mois, un e-commerce relié au stock uniquement dans la tête de la personne qui le gère. Avoir des outils numériques et travailler réellement de manière numérique sont deux choses différentes, et la différence se voit surtout dans les détails du quotidien.
Le logiciel que vous utilisez vous fait-il gagner du temps, ou vous en prend-il ?
Un logiciel de gestion, un programme de facturation ou un CRM devraient réduire le travail manuel, pas le déplacer ailleurs. Si chaque facture doit de toute façon être revérifiée à la main, si les données clients vivent aussi dans un fichier Excel parallèle « par sécurité », ou si personne dans l’entreprise n’utilise vraiment toutes les fonctions du logiciel parce que « c’est plus rapide à notre façon », l’outil est là, mais il ne fait pas son travail.
Le site montre-t-il l’entreprise d’aujourd’hui, ou celle d’il y a quelques années ?
Un site en ligne n’est pas forcément un site à jour. Si les services décrits ne sont plus ceux que vous proposez, si les prix ou les coordonnées ont changé sans que le site le montre, ou si la dernière modification date d’avant la dernière embauche, le site fonctionne davantage comme une plaque fixe que comme un outil de travail. Nous en avions parlé dans l’article votre site est vieux : faut-il vraiment le refaire de zéro ?, où le problème tenait souvent moins à son âge qu’à l’écart entre le site et ce que l’entreprise est devenue entre-temps.
L’e-commerce est-il relié au reste, ou est-ce une île à part ?
Avoir une boutique en ligne est une chose, avoir un e-commerce intégré au stock, à la comptabilité et à la gestion des commandes en est une autre. Si chaque vente en ligne demande quand même un contrôle manuel pour savoir si le produit est vraiment disponible, ou si les données de vente de la boutique en ligne n’arrivent jamais dans la comptabilité générale de l’entreprise, l’e-commerce fonctionne comme un canal isolé et non comme une partie d’un système numérique cohérent.
Les processus sont-ils numériques, ou seulement les documents qui les décrivent ?
Une erreur fréquente consiste à confondre la numérisation des documents avec celle des processus. Remplacer une feuille imprimée par un PDF ne change rien au processus si ce PDF est de toute façon imprimé, signé à la main puis scanné à nouveau. Un processus réellement numérique supprime les étapes inutiles au lieu de simplement les déplacer à l’écran.
Les signes d’une digitalisation restée à moitié
Certains signes reviennent souvent dans les entreprises qui ont adopté des outils numériques sans aller au bout de la démarche : les mêmes données sont saisies plusieurs fois dans des systèmes différents, personne ne sait avec certitude où se trouve la version à jour d’un document, les décisions reposent sur des chiffres collectés à la main plutôt que sur des rapports générés automatiquement, et chaque nouvel outil semble ajouter une étape au lieu d’en supprimer une.
Pourquoi une digitalisation à moitié coûte plus cher que pas de digitalisation du tout
Une entreprise qui n’a rien digitalisé sait au moins qu’elle doit tout reprendre. Une entreprise digitalisée à moitié croit souvent avoir déjà réglé le problème et cesse donc d’y consacrer du temps, alors qu’elle continue de payer le coût caché de systèmes qui ne communiquent pas entre eux : des heures passées à faire concorder des données qui devraient déjà être alignées, des erreurs de saisie évitables, des décisions prises sur des informations dépassées.
Comment construire un écosystème numérique qui fonctionne
Une digitalisation qui fonctionne ne vient pas de l’achat de nouveaux outils, mais de la connexion entre les bons outils, en partant des processus réels de l’entreprise plutôt que des modes du moment. Nous en avions parlé plus largement dans l’article digitalisation des PME : comment construire un écosystème numérique sans se compliquer la vie, qui passe en revue étape par étape les processus, les logiciels, les documents, l’administration, le site, l’e-commerce et la sécurité comme un seul système cohérent, et non comme des achats séparés.
Comment nous vous aidons à savoir où vous en êtes
Avant de proposer le moindre nouvel outil, nous vérifions avec notre service smart business consulting comment fonctionnent réellement les processus de l’entreprise, où les données se bloquent ou se dupliquent, et quels outils déjà en place vous aident vraiment au lieu d’exister seulement sur le papier. À partir de là, nous réalisons ou corrigeons ce qui est nécessaire : le site avec notre service Sites web, l’e-commerce ou l’intégration entre des systèmes existants avec notre service Hébergement et support informatique.
Si vous ne savez pas si votre entreprise est vraiment digitalisée ou simplement équipée de quelques outils en plus, contactez-nous : nous faisons ensemble une vérification honnête, sans vous attribuer d’office un problème que vous n’avez peut-être pas, et sans vous cacher celui qui existe.
