Bouclement annuel : liste de contrôle

Le bouclement représente une exigence fondamentale pour une gestion comptable correcte et transparente. Il est essentiel que tous les documents soient saisis de manière précise et complète, sans omission. Dans ce contexte, les logiciels de comptabilité constituent un soutien indispensable, car ils garantissent que chaque opération est enregistrée correctement et que toute la documentation nécessaire est toujours disponible pour votre fiduciaire.

Solde reporté sur le nouvel exercice

Pour les comptes de bilan, il est nécessaire de reporter le solde sur le nouvel exercice. Vérifiez que les soldes courants correspondent à ceux publiés dans le dernier bouclement annuel.

Pertes et profits

Les pertes et les profits de l'année précédente ont-ils été résolus et enregistrés correctement ? La décision de constituer des réserves a-t-elle été prise ? Si oui, assurez-vous de les enregistrer correctement. Le solde des profits et pertes reportés au nouvel exercice doit correspondre à l'annexe du bilan annuel « Demande d'affectation des bénéfices reportés ».

Comptes bancaires et caisse

Vérifiez que le solde du compte dans le service comptabilité correspond au relevé de compte. Par conséquent, le solde en espèces doit correspondre au relevé de caisse. N'oubliez pas votre compte de garantie de loyer !
Si vous travaillez avec des devises étrangères, enregistrez-les au taux de fin d'année selon l'Administration fédérale des contributions. Si vous constatez des écarts lors de la réconciliation, il est préférable de contrôler le solde de chaque mois jusqu'à trouver l'erreur.
Conseil : réconciliez régulièrement vos comptes ! Cela vous fera gagner du temps et évitera du stress lors du bouclement annuel.

Débiteurs et créanciers

Si vous n'utilisez pas la comptabilité en partie double, nous vous suggérons de créer une liste des postes ouverts à la date de clôture. Cette liste devrait inclure à la fois les débiteurs et les créanciers et indiquer quelles factures sont encore ouvertes à la fin de l'exercice. Vous pouvez en outre ajouter une colonne pour suivre les paiements effectués pour ces factures. Nous vous conseillons également de joindre une copie des factures en suspens. Assurez-vous que le solde total des postes ouverts à la date de clôture correspond au relevé de la comptabilité.

Provisions

La gestion des régularisations de factures, c'est-à-dire des créances et des dettes, peut être compliquée. Nous vous conseillons de dissoudre les actifs transitoires et les passifs transitoires au début de l'exercice financier et de les enregistrer à la clôture de l'exercice. Ainsi, vous pourrez gérer de manière précise et correcte les montants relatifs à ces régularisations.

Stocks et immobilisations

Évaluez attentivement votre inventaire de marchandises, de produits semi-finis et de travaux en cours et enregistrez la valeur correspondante dans votre comptabilité. N'oubliez pas que vous pouvez évaluer ces postes aux 2/3 de leur valeur. Veillez à montrer clairement cette évaluation en annexe. Gardez à l'esprit qu'il n'est pas permis de surévaluer la valeur de ces postes. En outre, les immobilisations doivent être amorties chaque année, selon le tableau d'amortissement fourni par l'Administration fédérale des contributions. Vous pouvez utiliser la valeur comptable ou la valeur d'acquisition comme base d'amortissement ; l'important est de suivre la même méthode chaque année.

Vérifier les salaires

Vérifiez si les salaires ont été adaptés et enregistrés en brut. Si aucun livre de salaires n'est tenu, il est conseillé d'inclure un bulletin de salaire pour chaque employé. Assurez-vous que le solde du compte salaires correspond au relevé de salaires AVS.

Si vous avez des collaborateurs qui ne sont pas soumis à l'AVS, comme des apprentis ou des retraités, nous vous conseillons de tenir plusieurs comptes de salaires dans votre comptabilité financière.

Vérifier les assurances sociales

Assurez-vous que toutes les factures finales des différentes assurances sociales (AVS, AI, AC, LPP, LAA,…) sont saisies correctement. N'oubliez pas d'inclure une copie du relevé annuel (facture finale) dans le dossier de clôture.

Utilisation privée de véhicules d'entreprise

Vos employés utilisent-ils une voiture d'entreprise ? 

Vérifiez la TVA

L'Administration fédérale des contributions (AFC) exige une déclaration annuelle. Cette déclaration permet de vérifier si les ventes imposables correspondent aux ventes déclarées et au contrôle TVA. Vérifiez si le solde du compte de liquidation TVA correspond à la dernière déclaration déposée, si tous les comptes TVA sont à zéro et s'il est nécessaire de présenter d'éventuelles corrections TVA pour certains trimestres ou semestres.

Dispositions

N'oubliez pas de prendre les mesures suivantes. Les plus importantes sont :
* Delcredere (pertes présumées sur débiteurs). 5 % des créances nationales et 10 % des créances étrangères sont reconnus fiscalement.
* Tiers sur la marchandise (voir point 6)
* Provisions de garantie : par exemple, deux pour cent des ventes annuelles des deux dernières années.
* Provisions pour vacances et heures supplémentaires : les feuilles de relevé d'heures doivent être signées par les employés.
* Réserves pour procédures : pas de constitution arbitraire, il doit s'agir de véritables litiges suspectés.
* Provisions fiscales : oui, vous pouvez déduire les impôts de vos impôts. Pour le calcul, les cantons proposent un outil de calcul sur la page d'accueil de l'office des impôts correspondant.

Votre bilan est-il complet ?

Les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif ayant un chiffre d'affaires annuel jusqu'à 500 000 francs peuvent utiliser un compte de résultat. Toutes les autres sont tenues de tenir une comptabilité en bonne et due forme. Un bouclement annuel complet comprend le bilan, le compte de résultat, l'annexe, l'affectation du bénéfice et le procès-verbal de l'assemblée générale. Bien entendu, tous les documents doivent être signés par l'organe responsable.

Documentation

Les responsables sont tenus de conserver les registres comptables pendant une période de dix ans. En cas de contrôle, par exemple de la part de l'office des impôts, de l'office de la TVA ou de l'AVS, il est nécessaire de pouvoir présenter ces registres. Généralement, les documents suivants sont demandés pour ces contrôles :

* Bouclement annuel (bilan, compte de résultat, annexe, affectation du bénéfice, procès-verbal de l'assemblée)
* Pièces comptables
* Preuve des écritures de clôture et autres listes comme les listes de véhicules et la comptabilité des immobilisations
* Fiches de salaire, relevés de compte et récapitulatifs salariaux
* Relevés de compte
* Déclarations TVA et réconciliations annuelles

Dates importantes pour la nouvelle année

Pour pouvoir démarrer le nouvel exercice de manière organisée, voici un aperçu des dates les plus importantes :

* 1er janvier :

* Vérifier si les taux de cotisation suivants ont été adaptés : assurances sociales des caisses de compensation (AVS, AI, AF), indemnités journalières de maladie et indemnités journalières d'accident.

* Contrôler également la caisse de pension et les retenues par employé.

* 31 janvier : déclarations de salaires pour toutes les assurances sociales

* 28 février : déclaration TVA

* 30 juin (ou 6 mois après la fin de l'exercice) : bouclement annuel

* 30 août : décompte annuel de la TVA

* Le délai de dépôt de la déclaration d'impôt est réglé par le canton et se situe entre le 30 avril et le 30 septembre.

Conclusion

La préparation du bouclement annuel est une activité fondamentale pour assurer la transparence, la rigueur et la continuité de la gestion de l'entreprise. Une liste de contrôle précise vous aide à ne rien oublier, des soldes initiaux aux réconciliations, des postes ouverts aux vérifications TVA, et à présenter un bouclement complet et fiable conformément aux réglementations suisses.

Avec l'utilisation de logiciels de comptabilité modernes (Klara, Bexio), beaucoup de ces opérations deviennent bien plus simples et automatiques, car la saisie des données, la réconciliation des comptes et la génération des rapports s'effectuent rapidement et précisément, en réduisant les erreurs et en économisant un temps précieux.

Si vous souhaitez optimiser la gestion comptable de votre entreprise ou bénéficier d'un conseil personnalisé pour l'élaboration de votre bouclement annuel, contactez-nous : nous vous accompagnerons pas à pas avec des outils et des solutions adaptés à votre activité.