Jahresabschluss: Checkliste

Der Jahresabschluss ist eine grundlegende Voraussetzung für eine korrekte und transparente Buchhaltung. Es ist entscheidend, dass alle Belege genau und vollständig erfasst werden, ohne Auslassungen. In diesem Zusammenhang sind Buchhaltungsprogramme eine unverzichtbare Unterstützung, da sie sicherstellen, dass jede Transaktion korrekt verbucht wird und dass die gesamte nötige Dokumentation für deinen Treuhänder immer verfügbar ist.

Saldovortrag ins neue Geschäftsjahr

Bei den Bilanzkonten muss der Saldo ins neue Geschäftsjahr übertragen werden. Prüfe, ob die aktuellen Saldi mit jenen im letzten Jahresabschluss übereinstimmen.

Gewinne und Verluste

Wurden die Gewinne und Verluste des Vorjahres korrekt abgeschlossen und verbucht? Wurde entschieden, Reserven zu bilden? Falls ja, stelle sicher, dass sie korrekt verbucht sind. Der ins neue Jahr vorgetragene Saldo der Gewinne und Verluste muss mit dem Anhang zum Jahresabschluss «Antrag zur Gewinnverwendung» übereinstimmen.

Bankkonten und Kassa

Prüfe, ob der Saldo des Kontos in der Buchhaltung mit dem Kontoauszug übereinstimmt. Entsprechend muss auch der Bargeldsaldo mit dem Kassenbuch übereinstimmen. Vergiss nicht dein Mietkautionskonto!
Wenn du mit Fremdwährungen arbeitest, bewerte sie zum Jahresendkurs gemäss der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Falls du beim Abgleich Abweichungen feststellst, ist es besser, den Saldo jedes Monats zu prüfen, bis du den Fehler findest.
Tipp: Gleiche deine Konten regelmässig ab! Das spart dir Zeit und Stress beim Jahresabschluss.

Debitoren und Kreditoren

Wenn du keine doppelte Buchhaltung führst, empfehlen wir dir, eine Liste der offenen Posten zum Abschlussdatum zu erstellen. Diese Liste sollte sowohl Debitoren als auch Kreditoren enthalten und festhalten, welche Rechnungen am Ende des Geschäftsjahres noch offen sind. Zusätzlich kannst du eine Spalte hinzufügen, um die für diese Rechnungen geleisteten Zahlungen nachzuverfolgen. Wir empfehlen dir auch, eine Kopie der ausstehenden Rechnungen beizulegen. Stelle sicher, dass der Gesamtsaldo der offenen Posten zum Abschlussdatum mit dem Verzeichnis der Buchhaltung übereinstimmt.

Rückstellungen

Die Verwaltung der Rechnungsabgrenzungen, also der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten, kann kompliziert sein. Wir empfehlen dir, die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen zu Beginn des Geschäftsjahres aufzulösen und sie bei Jahresabschluss neu zu verbuchen. So kannst du die Beträge im Zusammenhang mit diesen Abgrenzungen genau und korrekt verwalten.

Vorräte und Anlagevermögen

Bewerte sorgfältig deinen Bestand an Waren, Halbfabrikaten und laufenden Arbeiten und erfasse den entsprechenden Wert in deiner Buchhaltung. Denk daran, dass du diese Positionen zu 2/3 ihres Wertes bewerten kannst. Stelle sicher, dass du diese Bewertung klar im Anhang ausweist. Beachte, dass eine Überbewertung dieser Positionen nicht zulässig ist. Zudem muss das Anlagevermögen jährlich abgeschrieben werden, gemäss der Abschreibungstabelle der Eidgenössischen Steuerverwaltung. Du kannst den Buchwert oder den Anschaffungswert als Grundlage für die Abschreibung verwenden, wichtig ist, dass du jedes Jahr dieselbe Methode anwendest.

Löhne prüfen

Prüfe, ob die Löhne angepasst und brutto verbucht wurden. Falls kein Lohnbuch geführt wird, empfiehlt es sich, für jeden Mitarbeitenden eine Lohnabrechnung beizulegen. Stelle sicher, dass der Saldo des Lohnkontos mit der AHV-Lohnabrechnung übereinstimmt.

Wenn du Mitarbeitende hast, die nicht AHV-pflichtig sind, wie Lernende oder Rentner, empfehlen wir dir, mehrere Lohnkonten in deiner Finanzbuchhaltung zu führen.

Sozialversicherungen prüfen

Stelle sicher, dass alle Schlussrechnungen der verschiedenen Sozialversicherungen (AHV, IV, ALV, BVG, UVG, …) korrekt erfasst sind. Denk daran, eine Kopie der Jahresabrechnung (Schlussrechnung) in den Abschlussordner zu legen.

Privatanteil an Geschäftsfahrzeugen

Nutzen deine Mitarbeitenden ein Geschäftsfahrzeug? 

MWST prüfen

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) verlangt eine Jahresabrechnung. Aus dieser Abrechnung geht hervor, ob die steuerbaren Umsätze mit den deklarierten Umsätzen und der MWST-Kontrolle übereinstimmen. Prüfe, ob der Saldo des MWST-Abrechnungskontos mit der letzten eingereichten Abrechnung übereinstimmt, ob alle MWST-Konten bei null stehen und ob für einzelne Quartale oder Semester allfällige MWST-Korrekturen einzureichen sind.

Rückstellungen und Rücklagen

Vergiss nicht, die folgenden Massnahmen zu treffen. Die wichtigsten sind:
* Delkredere (vermutete Debitorenverluste) auf Debitoren. 5 % der inländischen Forderungen und 10 % der ausländischen Forderungen werden steuerlich anerkannt.
* Drittel der Ware (siehe Punkt 6)
* Garantierückstellungen: zum Beispiel zwei Prozent der Jahresumsätze der letzten zwei Jahre.
* Rückstellungen für Ferien und Überstunden: Die Arbeitszeiterfassungsblätter müssen von den Mitarbeitenden unterschrieben sein.
* Prozessrückstellungen: keine willkürliche Bildung, es muss sich um echte, begründete strittige Fälle handeln.
* Steuerrückstellungen: ja, du kannst Steuern von deinen Steuern abziehen. Für die Berechnung bieten die Kantone ein Berechnungstool auf der Homepage des jeweiligen Steueramts.

Ist dein Abschluss vollständig?

Einzelunternehmen und Kollektivgesellschaften mit einem Jahresumsatz bis 500'000 Franken können eine Erfolgsrechnung verwenden. Alle anderen sind verpflichtet, eine ordnungsgemässe Buchhaltung zu führen. Ein vollständiger Jahresabschluss umfasst die Bilanz, die Erfolgsrechnung, den Anhang, die Gewinnverwendung und das Protokoll der Generalversammlung. Natürlich müssen alle Dokumente vom zuständigen Organ unterschrieben werden.

Dokumentation

Die Verantwortlichen sind verpflichtet, die Buchhaltungsunterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren. Im Fall einer Kontrolle, zum Beispiel durch das Steueramt, das MWST-Amt oder die AHV, müssen diese Unterlagen vorgelegt werden können. Für solche Prüfungen werden in der Regel folgende Dokumente verlangt:

* Jahresabschluss (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang, Gewinnverwendung, Protokoll der Generalversammlung)
* Buchhaltungsblätter
* Belege der Schlussbuchungen und weitere Verzeichnisse wie Fahrzeugverzeichnisse und Anlagenbuchhaltung
* Lohnausweise, Kontoauszüge und Lohnzusammenstellungen
* Kontoauszüge
* MWST-Abrechnungen und Jahresabgleiche

Wichtige Termine fürs neue Jahr

Um das neue Geschäftsjahr geordnet beginnen zu können, hier eine Übersicht der wichtigsten Termine:

* 1. Januar:

* Prüfen, ob die folgenden Prämiensätze angepasst wurden: Sozialversicherungen der Ausgleichskassen (AHV, IV, FAK), Kranken- und Unfalltaggeld.

* Auch die Pensionskasse und die Abzüge pro Mitarbeitenden kontrollieren.

* 31. Januar: Lohndeklarationen für alle Sozialversicherungen

* 28. Februar: MWST-Abrechnung

* 30. Juni (oder 6 Monate nach Ende des Geschäftsjahres): Jahresabschluss

* 30. August: Jährliche MWST-Abstimmung

* Die Frist für die Einreichung der Steuererklärung wird kantonal geregelt und liegt zwischen dem 30. April und dem 30. September.

Fazit

Die Vorbereitung des Jahresabschlusses ist eine grundlegende Tätigkeit, um Transparenz, Korrektheit und Kontinuität der Unternehmensführung zu sichern. Eine sorgfältige Checkliste hilft dir, nichts zu vergessen, von den Anfangssaldi bis zu den Abgleichen, von den offenen Posten bis zu den MWST-Prüfungen, und einen vollständigen und zuverlässigen Abschluss gemäss den Schweizer Vorschriften vorzulegen.

Mit dem Einsatz moderner Buchhaltungssoftware (Klara, Bexio) werden viele dieser Vorgänge viel einfacher und automatischer, da die Datenerfassung, der Kontenabgleich und die Berichterstellung schnell und präzise erfolgen, wodurch Fehler reduziert und wertvolle Zeit gespart werden.

Wenn du die Buchhaltung deines Unternehmens optimieren oder eine persönliche Beratung für die Erstellung deines Jahresabschlusses erhalten möchtest, kontaktiere uns: Wir begleiten dich Schritt für Schritt mit passenden Tools und Lösungen für dein Unternehmen.