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Case study

Un'associazione sportiva portata online: sito, shop, iscrizione ai corsi e gestionale

Dalla gestione manuale a un'associazione che lavora online: gestionale installato, sito internet, negozio online e iscrizione ai corsi che si fa dal sito invece che allo sportello.

Associazione sportivaDigitalizzazione · Sport e tempo libero

Il punto di partenza

La situazione

Un'associazione sportiva con i corsi da riempire e le iscrizioni raccolte come si è sempre fatto: di persona, al telefono, su moduli da compilare e poi da ribattere. Ogni iscritto passava due volte — una quando si iscriveva, una quando qualcuno lo registrava.

Sono le settimane di apertura dei corsi a mostrare il limite: arrivano tutti insieme, e la raccolta manuale diventa il collo di bottiglia proprio quando servirebbe scorrere.

Anche qui il mandato era la digitalizzazione: dare all'associazione gli strumenti per stare online e togliere di mezzo i passaggi fatti a mano.

Cosa abbiamo fatto

Gli interventi

Quattro interventi, con la digitalizzazione come filo: prima la base, poi quello che ci si appoggia sopra.

  1. Il gestionale, per avere una base su cui appoggiare il resto

    Installato e messo in funzione per primo, come base di tutto il resto. Prima le informazioni stavano dove capitava — moduli, elenchi, la memoria di chi c'era da più tempo — e da lì non si costruisce nulla di digitale che stia in piedi.

    • gestionale installato e configurato sulla realtà dell'associazione
    • un archivio di riferimento al posto di elenchi sparsi
  2. Il sito internet, la porta d'ingresso

    Un sito che dice chi è l'associazione, cosa offre e come ci si avvicina — leggibile da telefono, che è da dove arriva la gran parte di chi cerca un corso.

    • sito internet realizzato da zero
    • informazioni sui corsi consultabili senza dover chiamare
  3. Iscrizione ai corsi direttamente dal sito

    È il pezzo che cambia di più la giornata di chi lavora lì. L'iscrizione si compila online, quando fa comodo a chi si iscrive, e arriva già in forma utilizzabile: nessun modulo cartaceo da ribattere, nessuna coda allo sportello nelle settimane di apertura.

    • iscrizione online ai corsi, senza passare dallo sportello
    • i dati arrivano già digitali: niente ribattitura
    • il picco di inizio corsi smette di essere un collo di bottiglia
  4. Il negozio online

    Accanto ai corsi, uno shop per quello che l'associazione vende. Stessa logica del resto: un canale che sta in piedi da solo e non richiede una persona dietro a ogni richiesta.

    • negozio online realizzato e messo in funzione
    • vendita che non dipende dagli orari di apertura
L'esito

Cosa ne è rimasto

Anche qui il cuore del mandato era la digitalizzazione, non il singolo strumento. Un'associazione che raccoglieva le iscrizioni a mano si è ritrovata con sito, shop, iscrizioni online e un gestionale che li tiene insieme.

Il guadagno più concreto non è il sito: è che il lavoro ripetitivo — trascrivere, ricontrollare, rincorrere — è uscito dalla giornata di chi ci lavora.

Perché la collaborazione è finita

Questa associazione e la società sportiva che raccontiamo qui accanto sono guidate dalle stesse persone: non sono due storie, è una. Il disaccordo era uno — le regole con cui si tiene uno shop e si manda avanti una struttura — e una è stata la decisione, presa da noi, di non proseguire. Portare avanti un mandato sapendo di non condividere la rotta non sarebbe stato onesto verso nessuno dei due, e la parte digitale era comunque realizzata e funzionante.

L'altro mandato con la stessa direzione

I servizi coinvolti

Quello che abbiamo messo in campo

Le stesse aree di intervento che attiviamo per ogni azienda: in questo mandato ne sono servite 3, insieme.

Approfondimenti

Come lavoriamo su questi temi

Il ragionamento dietro questo caso, spiegato per esteso sul blog.

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