QR-factures en Suisse : tout ce qu’il faut savoir pour les émettre correctement
Dans le processus de numérisation des paiements en Suisse, le système des QR-factures est l’un des changements les plus importants de ces dernières années. Annoncée officiellement par la place financière suisse, la QR-facture est appelée à remplacer progressivement les bulletins de versement rouges et orange actuels (BV/BVR), en introduisant une norme unique, moderne et numérique.
En 2020, il ne s’agit pas encore d’une obligation, mais les entreprises sont vivement invitées à se préparer à temps en adaptant leurs systèmes de facturation.
Qu’est-ce que la QR-facture ?
Dans le processus de numérisation des paiements en Suisse, le système des QR-factures est l’un des changements les plus importants de ces dernières années. Annoncée officiellement par la place financière suisse, la QR-facture est appelée à remplacer progressivement les bulletins de versement rouges et orange actuels (BV/BVR), en introduisant une norme unique, moderne et numérique.
En 2020, il ne s’agit pas encore d’une obligation, mais les entreprises sont vivement invitées à se préparer à temps en adaptant leurs systèmes de facturation.
Pourquoi la Suisse introduit-elle les QR-factures ?
Le système actuel des bulletins de versement est fragmenté et repose sur plusieurs formats. Avec l’introduction de la QR-facture, la Suisse veut :
- supprimer la distinction entre bulletins rouges et orange
- harmoniser les processus de paiement
- favoriser la numérisation
- s’aligner sur la norme internationale ISO 20022
Quand le nouveau système entrera-t-il en vigueur ?
En février 2020, la QR-facture a déjà été présentée officiellement, mais :
- elle n’est pas encore obligatoire
- elle coexistera pendant une période transitoire avec les bulletins de versement traditionnels
- elle demande d’adapter les logiciels de facturation et de comptabilité
Les autorités et les établissements financiers recommandent aux entreprises de commencer dès maintenant la transition, pour éviter des problèmes techniques ou opérationnels à l’avenir
Comment fonctionneront les QR-factures ?
Une QR-facture se composera :
- d’une partie informative classique (en-tête, montant, échéance)
- d’une section paiement standardisée
- d’un code QR lisible aussi bien en version numérique que sur papier
Le client pourra :
- scanner le code QR avec son smartphone
- importer la facture dans son e-banking
- payer au guichet comme aujourd’hui, pendant la phase transitoire
Les différents types de QR-facture
Plusieurs formats sont prévus pour couvrir tous les besoins des entreprises :
- QR-facture sans référence
Semblable au bulletin rouge actuel. - QR-facture avec référence QR (QRR)
Pensée pour les entreprises qui ont besoin d’un rapprochement automatique des paiements, comme aujourd’hui avec le BVR. - QR-facture avec référence SCOR
Basée sur des normes internationales, elle convient aussi à des situations plus complexes.
Qu’est-ce que cela signifie pour les PME suisses ?
Pour beaucoup de PME, la QR-facture est une belle occasion de se moderniser, mais aussi un défi technique lorsque les systèmes utilisés sont obsolètes.
Les principaux avantages attendus sont :
- moins d’erreurs de paiement
- des encaissements plus rapides
- une meilleure automatisation de la comptabilité
- moins de travail manuel
- une meilleure compatibilité avec les logiciels modernes
Les entreprises qui se préparent à l’avance pourront aborder le changement sans stress et sans interruption de leurs activités.
Comment se préparer dès 2020
Même si elles ne sont pas encore obligatoires, les entreprises peuvent dès maintenant :
- vérifier si leur logiciel de facturation prend en charge la QR-facture
- planifier la mise à jour de leurs systèmes comptables
- demander à leur banque des informations sur le QR-IBAN
- former le personnel administratif
Aborder le changement à temps, c’est éviter des coûts imprévus lorsque la nouvelle norme deviendra définitive.
Le soutien d’easy4you
easy4you accompagne les PME suisses dans la transition vers la QR-facture, en s’occupant de :
- l’analyse des systèmes existants
- l’adaptation des logiciels de facturation
- l’intégration avec la comptabilité
- le conseil administratif et numérique
Notre objectif est de rendre ce passage simple, sûr et sans interruption pour votre activité.
Conclusion
La QR-facture est l’avenir des paiements en Suisse. Même si elle n’est pas encore obligatoire en 2020, il est clair qu’elle deviendra la norme unique dans les années à venir. Se préparer aujourd’hui, c’est économiser du temps, des coûts et des problèmes demain.
Vous voulez savoir si votre entreprise est prête pour la QR-facture ?
Contactez-nous pour un conseil gratuit.
Pourquoi a-t-elle été introduite ?
L’introduction de la QR-facture a pour but d’harmoniser et de moderniser le système de paiement en Suisse.
Grâce au code QR, toutes les informations nécessaires pour effectuer un paiement sont contenues automatiquement, ce qui rend les transactions plus efficaces.
La section paiement avec code QR et le récépissé de la QR-facture remplacent le bulletin de versement rouge et orange traditionnel (BVR), qui ne sera disponible que jusqu’au 30 septembre 2022.
Jusqu’à quand puis-je utiliser les anciens bulletins ?
À partir du 1er octobre 2022, il ne sera plus possible d’utiliser les BV et les BVR pour effectuer des paiements, car ces bulletins ne pourront plus être traités en ligne ni au guichet de la poste.
Après le 30 septembre, que dois-je faire si je reçois encore les anciens bulletins ?
Après le 30 septembre 2022, vous ne pourrez plus utiliser les bulletins rouges et orange.
Si votre facture ne comporte pas de section paiement avec code QR, contactez l’émetteur de la facture.
