QR-Rechnung in der Schweiz: Was Sie wissen müssen, um sie korrekt auszustellen

Bei der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs in der Schweiz gehört die QR-Rechnung zu den wichtigsten Neuerungen der letzten Jahre. Die vom Schweizer Finanzplatz offiziell angekündigte QR-Rechnung soll die heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine (ES/ESR) schrittweise ablösen und einen einheitlichen, modernen und digitalen Standard einführen.

2020 ist sie noch nicht obligatorisch, doch Unternehmen wird dringend empfohlen, sich rechtzeitig vorzubereiten und ihre Fakturierungssysteme anzupassen.

Was ist die QR-Rechnung?

Bei der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs in der Schweiz gehört die QR-Rechnung zu den wichtigsten Neuerungen der letzten Jahre. Die vom Schweizer Finanzplatz offiziell angekündigte QR-Rechnung soll die heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine (ES/ESR) schrittweise ablösen und einen einheitlichen, modernen und digitalen Standard einführen.

2020 ist sie noch nicht obligatorisch, doch Unternehmen wird dringend empfohlen, sich rechtzeitig vorzubereiten und ihre Fakturierungssysteme anzupassen.

Warum führt die Schweiz die QR-Rechnung ein?

Das heutige System der Einzahlungsscheine ist zersplittert und beruht auf mehreren Formaten. Mit der Einführung der QR-Rechnung will die Schweiz:

• die Unterscheidung zwischen roten und orangen Einzahlungsscheinen aufheben
• die Zahlungsabläufe vereinheitlichen
• die Digitalisierung fördern
• sich an den internationalen Standard ISO 20022 angleichen

Für Unternehmen bedeutet das mittelfristig weniger Komplexität und eine effizientere Administration.

Wann tritt das neue System in Kraft?

Im Februar 2020 wurde die QR-Rechnung bereits offiziell vorgestellt, aber:

• sie ist noch nicht obligatorisch
• sie wird während einer Übergangszeit neben den herkömmlichen Einzahlungsscheinen bestehen
• sie verlangt eine Anpassung der Software für Fakturierung und Buchhaltung

Behörden und Finanzinstitute empfehlen den Unternehmen, schon jetzt mit der Umstellung zu beginnen, um später technische oder betriebliche Probleme zu vermeiden

Wie wird die QR-Rechnung funktionieren?

Eine QR-Rechnung besteht aus:

• einem klassischen Informationsteil (Absender und Empfänger, Betrag, Fälligkeit)
• einem standardisierten Zahlteil
• einem QR-Code, der digital und auf Papier gelesen werden kann

Der Kunde kann:

• den QR-Code mit dem Smartphone scannen
• die Rechnung in sein E-Banking importieren
• während der Übergangszeit wie heute am Schalter bezahlen

Die verschiedenen Arten der QR-Rechnung

Es sind mehrere Formate vorgesehen, um alle Bedürfnisse der Unternehmen abzudecken:

1. QR-Rechnung ohne Referenz
   Ähnlich wie der heutige rote Einzahlungsschein.
2. QR-Rechnung mit QR-Referenz (QRR)
   Gedacht für Unternehmen, die Zahlungen automatisch abgleichen müssen, wie es heute mit dem ESR geschieht.
3. QR-Rechnung mit SCOR-Referenz
   Beruht auf internationalen Standards und eignet sich auch für komplexere Fälle.

Was bedeutet das für Schweizer KMU?

Für viele KMU ist die QR-Rechnung eine grosse Chance zur Modernisierung, aber auch eine technische Herausforderung, wenn veraltete Systeme im Einsatz sind.

Die wichtigsten erwarteten Vorteile sind:

• weniger Fehler bei Zahlungen
• schnellere Zahlungseingänge
• bessere Automatisierung in der Buchhaltung
• weniger Handarbeit
• bessere Kompatibilität mit moderner Software

Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann die Umstellung ohne Stress und ohne Betriebsunterbrüche bewältigen.

So bereiten Sie sich schon 2020 vor

Auch wenn die QR-Rechnung noch nicht obligatorisch ist, können Unternehmen bereits jetzt:

• prüfen, ob ihre Fakturierungssoftware die QR-Rechnung unterstützt
• die Aktualisierung der Buchhaltungssysteme planen
• bei ihrer Bank Informationen zur QR-IBAN einholen
• das Personal in der Administration schulen

Wer die Umstellung rechtzeitig angeht, vermeidet unerwartete Kosten, wenn der neue Standard endgültig gilt.

Die Unterstützung von easy4you

easy4you begleitet Schweizer KMU bei der Umstellung auf die QR-Rechnung und übernimmt:

• die Analyse der bestehenden Systeme
• die Anpassung der Fakturierungssoftware
• die Anbindung an die Buchhaltung
• die administrative und digitale Beratung

Unser Ziel ist, dass dieser Wechsel für Ihr Unternehmen einfach, sicher und ohne Unterbrüche verläuft.

Fazit

Die QR-Rechnung ist die Zukunft des Zahlungsverkehrs in der Schweiz. Auch wenn sie 2020 noch nicht obligatorisch ist, wird sie in den nächsten Jahren klar zum einzigen Standard. Wer sich heute vorbereitet, spart morgen Zeit, Kosten und Ärger.

Möchten Sie wissen, ob Ihr Unternehmen für die QR-Rechnung bereit ist?
Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung.

Warum wurde sie eingeführt?

Mit der QR-Rechnung soll der Zahlungsverkehr in der Schweiz vereinheitlicht und modernisiert werden.

Dank dem QR-Code sind alle Angaben, die für eine Zahlung nötig sind, automatisch enthalten, was die Transaktionen effizienter macht.

Der Zahlteil mit QR-Code und Empfangsschein der QR-Rechnung ersetzt den herkömmlichen roten und orangen Einzahlungsschein (ESR), der nur noch bis zum 30. September 2022 verwendet werden kann.

Bis wann kann ich die alten Einzahlungsscheine verwenden?

Ab dem 1. Oktober 2022 dürfen ES und ESR nicht mehr für Zahlungen verwendet werden, da diese Einzahlungsscheine weder online noch am Postschalter verarbeitet werden können.

Was tun, wenn ich nach dem 30. September noch alte Einzahlungsscheine erhalte?

Nach dem 30. September 2022 können Sie die roten und orangen Einzahlungsscheine nicht mehr verwenden.

Enthält Ihre Rechnung keinen Zahlteil mit QR-Code, wenden Sie sich an den Rechnungssteller.