Le patron fait encore tout ? 10 tâches qu’une PME devrait arrêter de gérer en interne

Si vous êtes à la tête d’une PME et que chaque soir vous vous retrouvez encore à contrôler factures, e-mails, devis et documents, vous avez probablement un problème de processus, pas de temps. Travailler davantage ne résout pas la situation : trop de tâches passent encore par une seule personne, par habitude ou parce qu’il n’existe pas d’alternative.

Le problème

Dans la plupart des petites entreprises, personne n’a décidé cela. C’est l’effet d’une croissance jamais remise en question : au début, le patron faisait tout parce qu’il n’y avait personne d’autre, et cette habitude est restée identique même quand l’entreprise a grandi autour de lui. Le résultat est une personne qui décide de la stratégie le matin et contrôle une facture le soir, avec tout ce qui se trouve entre les deux passé malgré tout entre ses mains au moins une fois.

Si vous vous reconnaissez dans cette description, vous n’êtes pas un cas isolé : cela arrive dans la plupart des PME qui n’ont pas encore délégué, en général parce que personne ne s’est jamais arrêté pour se demander quelles tâches il valait vraiment la peine de continuer à gérer seul.

Les 10 signaux qui montrent que le patron en fait trop

Certains signaux reviennent avec une régularité surprenante chez les patrons qui se trouvent dans cette situation :

1. Les factures envoyées aux clients ne partent qu’après que le patron les a contrôlées une par une.
2. Les e-mails administratifs, ceux adressés au fiduciaire ou à un fournisseur, passent toujours par sa boîte de réception, même lorsqu’ils ne concernent pas de décisions importantes.
3. Les devis sont rédigés ou révisés personnellement, même pour des demandes récurrentes et similaires entre elles.
4. Personne d’autre dans l’entreprise ne sait où se trouvent tous les documents administratifs, ni comment y accéder.
5. Les échéances fiscales sont retenues de mémoire, et non signalées par un système qui alerte automatiquement.
6. Le site web et les réseaux sociaux sont mis à jour « quand on trouve un moment », généralement tard le soir ou le week-end.
7. Les problèmes techniques, du site qui ne fonctionne pas à un paiement qui échoue, arrivent toujours directement au patron, même lorsqu’ils concernent des détails opérationnels.
8. Les notes de frais et les petits remboursements sont gérés à la main, un par un, sans processus défini.
9. Aucune décision administrative n’est prise sans son implication directe, même lorsqu’il s’agit d’une décision de routine déjà prise des dizaines de fois auparavant.
10. Des vacances, ou même simplement une journée de maladie, bloquent des décisions qui ne demanderaient normalement que quelques minutes.

Trois ou quatre de ces signaux suffisent, pas les dix, pour indiquer que quelque chose dans la structure de l’entreprise demande plus de temps au patron qu’il ne devrait.

Le coût réel de cette situation

Le coût le plus visible est le temps, mais ce n’est pas le seul, et souvent ce n’est même pas le plus grave. Chaque décision qui passe nécessairement par le patron introduit un retard, faible pris isolément mais significatif une fois multiplié par toutes les tâches qui attendent sa disponibilité. Les erreurs augmentent lorsqu’une seule personne gère trop de tâches différentes en parallèle, car l’attention se divise et quelque chose, inévitablement, est contrôlé moins bien qu’il ne le faudrait.

Il y a ensuite un coût moins visible mais tout aussi réel : les opportunités qui ne sont pas saisies parce que celui qui devrait les saisir, c’est-à-dire le patron, est occupé à contrôler une facture ou à répondre à un e-mail administratif. Le temps consacré à des tâches que quelqu’un d’autre pourrait gérer est du temps qui n’est pas investi dans ce qui fait vraiment croître l’entreprise : nouveaux clients, nouveaux projets, décisions stratégiques que personne d’autre ne peut prendre à sa place.

Ce qu’une entreprise devrait faire avant tout

Avant de penser à qui déléguer, une entreprise devrait s’arrêter pour cartographier quelles tâches se répètent régulièrement et lesquelles demandent vraiment son jugement personnel. Tout ne se délègue pas de la même façon : décider de l’orientation stratégique de l’entreprise reste la tâche du patron, alors que contrôler une facture standard ou répondre à une question administrative récurrente ne l’est presque jamais.

Cette étape d’analyse est souvent celle que l’on saute : on décide de « déléguer davantage » sans avoir d’abord compris quoi, à qui et selon quel processus, et le résultat est une délégation confuse qui finit par générer plus de travail de contrôle qu’elle n’en enlève.

Quand un partenaire externe a du sens

Pour beaucoup de ces tâches, embaucher une personne dédiée n’est pas la solution la plus efficace, surtout lorsque le volume de travail ne justifie pas un poste à temps plein. Un partenaire externe spécialisé dans un seul domaine, administration, gestion informatique, marketing, permet de retirer cette tâche des mains du patron sans les coûts fixes ni la courbe d’apprentissage d’une nouvelle embauche.

C’est exactement le travail que nous faisons avec les PME tessinoises : nous suivons l’administration et la comptabilité avec notre service de comptabilité et administration, le site avec notre service de sites web, et la partie technique avec hébergement et support informatique, et quand le problème concerne plusieurs domaines à la fois, nous l’abordons d’abord par une analyse des processus réels grâce à notre service de smart business consulting, pour déterminer avec précision ce qu’il faut retirer des mains du patron, et dans quel ordre.

Vous voulez savoir combien de temps et d’argent votre entreprise perd à cause de processus encore gérés à la main ? Demandez une analyse avec easy4you : nous regardons ensemble lesquelles des tâches de cet article pèsent vraiment sur votre journée, et ce qu’il est sensé de retirer de votre liste.