Macht der Inhaber noch immer alles? 10 Aufgaben, die ein KMU nicht mehr selbst erledigen sollte

Wenn Sie Inhaber eines KMU sind und sich jeden Abend noch dabei wiederfinden, Rechnungen, E-Mails, Offerten und Dokumente zu kontrollieren, haben Sie wahrscheinlich ein Problem mit dem Prozess, nicht mit der Zeit. Mehr arbeiten löst die Situation nicht: Zu viele Aufgaben laufen noch immer über eine einzige Person, aus Gewohnheit oder weil es keine Alternative gibt.

Das Problem

In den meisten Kleinunternehmen hat das niemand bewusst entschieden. Es ist die Folge eines Wachstums, das nie hinterfragt wurde: Am Anfang hat der Inhaber alles selbst gemacht, weil es sonst niemanden gab, und diese Gewohnheit ist unverändert geblieben, auch als das Unternehmen um ihn herum gewachsen ist. Das Ergebnis ist eine Person, die morgens die Strategie festlegt und abends eine Rechnung kontrolliert, wobei alles, was dazwischen liegt, trotzdem mindestens einmal durch ihre Hände geht.

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiedererkennen, sind Sie kein Einzelfall: Das passiert in den meisten KMU, die noch nicht delegiert haben, meist weil sich niemand je die Zeit genommen hat, sich zu fragen, welche Aufgaben es wirklich wert sind, weiterhin selbst zu erledigen.

Die 10 Signale, dass der Inhaber zu viel übernimmt

Bei Inhaberinnen und Inhabern in dieser Situation wiederholen sich gewisse Signale mit erstaunlicher Regelmässigkeit:

1. Die Rechnungen an die Kundschaft gehen erst heraus, nachdem der Inhaber sie einzeln kontrolliert hat.
2. Die administrativen E-Mails, jene mit dem Treuhänder oder mit einem Lieferanten, laufen immer über sein Postfach, auch wenn es sich nicht um wichtige Entscheidungen handelt.
3. Die Offerten werden persönlich geschrieben oder überprüft, auch bei wiederkehrenden und ähnlichen Anfragen.
4. Niemand sonst im Unternehmen weiss, wo sich sämtliche Verwaltungsdokumente befinden oder wie man darauf zugreift.
5. Die steuerlichen Fristen werden aus dem Kopf erinnert, nicht automatisch von einem System gemeldet.
6. Die Website und die Social-Media-Kanäle werden aktualisiert, «wenn sich ein Moment findet», meist spät abends oder am Wochenende.
7. Technische Probleme, von der nicht funktionierenden Website bis zu einer fehlgeschlagenen Zahlung, landen immer direkt beim Inhaber, auch wenn es sich um operative Details handelt.
8. Spesenabrechnungen und kleine Rückerstattungen werden von Hand erledigt, einzeln, ohne einen festgelegten Prozess.
9. Keine administrative Entscheidung wird ohne seine direkte Beteiligung getroffen, auch wenn es sich um eine Routineentscheidung handelt, die schon Dutzende Male zuvor getroffen wurde.
10. Ein Urlaub oder auch nur ein Krankheitstag blockiert Entscheidungen, die normalerweise nur wenige Minuten brauchen würden.

Drei oder vier dieser Signale reichen bereits aus, nicht alle zehn, um zu zeigen, dass in der Unternehmensstruktur etwas mehr Zeit des Inhabers verlangt, als es sollte.

Die wirklichen Kosten dieser Situation

Die sichtbarste Kosten ist die Zeit, aber nicht die einzige, und oft nicht einmal die gravierendste. Jede Entscheidung, die zwingend über den Inhaber laufen muss, führt zu einer Verzögerung, einzeln betrachtet klein, aber bedeutend, wenn man sie mit allen Aufgaben multipliziert, die auf seine Verfügbarkeit warten müssen. Die Fehlerquote steigt, wenn eine einzelne Person zu viele unterschiedliche Aufgaben parallel verwaltet, weil sich die Aufmerksamkeit aufteilt und etwas unvermeidlich weniger gut kontrolliert wird, als es sollte.

Dazu kommt ein weniger offensichtlicher, aber ebenso realer Preis: die Chancen, die nicht genutzt werden, weil diejenige Person, die sie nutzen sollte, nämlich der Inhaber, damit beschäftigt ist, eine Rechnung zu kontrollieren oder auf eine administrative E-Mail zu antworten. Die Zeit, die für Aufgaben aufgewendet wird, die jemand anderes erledigen könnte, ist Zeit, die nicht in das investiert wird, was das Unternehmen tatsächlich wachsen lässt: neue Kunden, neue Projekte, strategische Entscheidungen, die niemand anderes an seiner Stelle treffen kann.

Was ein Unternehmen zuerst tun sollte

Bevor man darüber nachdenkt, an wen man delegiert, sollte sich ein Unternehmen zunächst Zeit nehmen, um festzuhalten, welche Aufgaben sich regelmässig wiederholen und welche wirklich das eigene persönliche Urteilsvermögen erfordern. Nicht alles sollte gleich delegiert werden: Die strategische Richtung des Unternehmens festzulegen bleibt Aufgabe des Inhabers, während das Kontrollieren einer Standardrechnung oder das Beantworten einer wiederkehrenden administrativen Frage fast nie dazugehört.

Dieser Analyseschritt wird oft übersprungen: Man entscheidet, «mehr zu delegieren», ohne vorher zu verstehen, was, an wen und mit welchem Prozess, und das Ergebnis ist eine unklare Delegation, die am Ende mehr Kontrollaufwand erzeugt, als sie abnimmt.

Wann ein externer Partner sinnvoll ist

Für viele dieser Aufgaben ist die Anstellung einer eigenen Person nicht die effizienteste Lösung, vor allem wenn das Arbeitsvolumen keine Vollzeitstelle rechtfertigt. Ein externer Partner, der auf einen einzelnen Bereich spezialisiert ist, Administration, IT-Verwaltung, Marketing, ermöglicht es, diese Aufgabe aus den Händen des Inhabers zu nehmen, ohne die Fixkosten und die Lernkurve einer Neuanstellung.

Genau das ist die Arbeit, die wir mit den Tessiner KMU leisten: Wir betreuen die Administration und Buchhaltung mit unserem Service Buchhaltung und Administration, die Website mit unserem Service Websites, und den technischen Teil mit Hosting und IT-Support, und wenn das Problem mehrere Bereiche gleichzeitig betrifft, gehen wir es zuerst mit einer Analyse der tatsächlichen Prozesse über unseren Service Smart Business Consulting an, um genau zu verstehen, was aus den Händen des Inhabers genommen werden soll und in welcher Reihenfolge.

Möchten Sie verstehen, wie viel Zeit und Geld Ihr Unternehmen durch noch manuell geführte Prozesse verliert? Fordern Sie eine Analyse mit easy4you an: Wir schauen uns gemeinsam an, welche der in diesem Artikel genannten Aufgaben wirklich auf Ihrem Alltag lasten, und was sinnvollerweise von Ihrer Liste gestrichen werden kann.