Structure sportiveDigitalisation · Sport et loisirs
Une structure sportive qui fonctionnait, mais sur papier. La gestion était dans des classeurs et des tableurs, les factures se préparaient à la main, la caisse du comptoir vivait de son côté, et ce qui se passait en ligne, quand cela se passait, n'arrivait nulle part.
En travaillant ainsi, chaque donnée existe en plusieurs exemplaires, et personne ne sait lequel est le bon. Le même nom doit être écrit trois fois, la recette du soir doit être reportée à la main, et pour savoir comment ça va, il faut attendre que quelqu'un rassemble les morceaux.
Le mandat consistait à digitaliser toute la structure : placer un logiciel de gestion au centre et y faire converger le reste.
Quatre étapes l'une après l'autre, parce que sans le logiciel au centre, le reste serait resté déconnecté comme avant.
Nous sommes partis de là, parce que sans un fichier unique tout le reste aurait été une pièce de plus, déconnectée. Contacts, mouvements et documents au même endroit, avec les données du papier reprises au lieu de recommencer à zéro.
Les factures ne sont plus des documents écrits à la main et recopiés : elles sortent du logiciel, avec les données déjà dedans et l'état de chaque position visible sans ouvrir un classeur.
La caisse du comptoir a été reliée au logiciel de gestion. Ce qui est encaissé arrive tout seul là où il faut, sans le passage du soir où quelqu'un reporte les chiffres : c'est là que, sur papier, les erreurs naissaient d'elles-mêmes.
Sur la base numérique sont arrivés le site et la boutique, reliés eux aussi au logiciel. Une commande en ligne entre dans le système comme un encaissement au comptoir, sans que personne la retranscrive.
Au final, la structure avait un fichier unique où arrivent d'elles-mêmes les factures, les recettes de la caisse, les contacts du site et les commandes de la boutique, qui devaient avant être rapprochés à la main.
Rester sur papier coûte, même si le coût n'arrive pas sur une facture : ce sont les heures pour rassembler les données, les erreurs de transcription et le fait de ne pas savoir comment ça va tant que quelqu'un ne l'a pas calculé.
C'est nous qui avons choisi d'arrêter, pour une seule raison : cette structure et l'association sportive dont nous parlons juste à côté ont les mêmes personnes à leur tête. Sur la façon de tenir une boutique en ligne et de gérer une structure, il y a des règles qui ne sont écrites nulle part, mais qu'on paie plus tard si on les ignore, et nous ne sommes pas tombés d'accord sur ce point. Nous préférons quitter un mandat plutôt que de le poursuivre dans une direction que nous ne partageons pas. Quand nous avons arrêté, la digitalisation était faite et en service.
Les mêmes domaines d'intervention que nous activons pour chaque entreprise : dans ce mandat, il en a fallu 4, ensemble.
Le raisonnement derrière ce cas, expliqué en détail sur le blog (en italien).
Beaucoup de PME sous-estiment le coût réel de la gestion papier. Le papier fait perdre du temps, augmente le risque d’erreurs et crée un stress opérationnel qui réduit la productivité. La digitalisation permet de simplifier les processus, de mieux s’organiser, de réduire les erreurs et de travailler de façon plus sereine et plus efficace.
Lire l'article · 3 minDe nombreuses PME suisses utilisent encore Excel pour gérer leurs données d’entreprise, mais les erreurs, les problèmes de versioning et le manque de sécurité rendent cette approche de plus en plus risquée. Un logiciel de gestion permet de centraliser les informations, d’automatiser les processus et d’améliorer le contrôle sur la comptabilité, les clients et les opérations. ERP, CRM et outils comptables modernes aident les entreprises à se développer de manière structurée et conforme à la nLPD.
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