Unité d'un établissement médico-socialLogiciel sur mesure · Santé et soins
Sous chaque chiffre, il est écrit d'où il vient : ce sont des estimations prudentes sur les volumes moyens de la période.
Un établissement médico-social est organisé par étages, et chaque étage est une unité avec son responsable. C'est lui qui construit chaque mois le planning des horaires de son unité, ouverte jour et nuit, tous les jours de l'année. Chaque mois, il fallait deux semaines pour le faire tenir.
Il y avait beaucoup de choses à concilier. Les vacances, la formation, les jours de congé demandés, les horaires que chacun aurait voulu faire. Et par-dessus, deux niveaux de règles : celles de la direction, identiques pour tout l'établissement, et celles que chaque responsable d'unité s'est fixées pour son étage. Il suffit de déplacer une personne pour combler un trou pour qu'un autre s'ouvre trois jours plus tard.
Un programme générique sert à peu de chose ici, parce que les règles sont celles de cet établissement et de cette unité, et le planning doit toutes les respecter en même temps. Il fallait un outil construit sur elles.
Quatre étapes, dans l'ordre où le logiciel a grandi : d'abord l'établissement, puis l'unité, puis le travail de chaque mois.
Le logiciel a d'abord été construit sur les règles de la direction, celles qui valent pour tout l'établissement quel que soit l'étage. Elles sont le point fixe : un planning qui ne les respecte pas est inutilisable, aussi bien emboîté soit-il.
Chaque responsable d'unité organise les horaires à sa manière, avec des règles internes construites sur son étage et sur les personnes qui y travaillent. Le système a été élargi pour les inclure au-dessus de celles de la direction. Le planning généré respecte les deux, en même temps.
À celui qui prépare le planning reste la partie qui demande une personne : traiter les demandes. Vacances, formation, jours de congé, horaires préférés, et puis celles qui arrivent au dernier moment, comme le congé pour être avec un enfant ou un échange à convenir. On les lit, on répond, parfois on téléphone, et on les saisit. Tout cela, compté en entier, tient en une vingtaine de minutes par mois.
Une fois les demandes saisies, le planning se génère tout seul en une vingtaine de secondes. Ce qui était avant deux semaines d'essais, de déplacements et de vérifications est maintenant un résultat à lire et, si besoin, à retoucher. Le logiciel est prêt et a été livré au responsable d'unité, qui l'utilise pour son planning.
Le planning des horaires est passé de deux semaines à vingt minutes par mois, et ces vingt minutes comprennent déjà le traitement des demandes ; le planning se génère en vingt secondes. Le temps gagné est celui d'une personne qui travaille dans l'unité et qui peut maintenant le consacrer à l'unité plutôt qu'aux cases.
Le logiciel est prêt et livré. Les règles de la direction et celles du responsable d'unité sont maintenant dans le système, et chaque mois le planning les respecte toutes sans que quelqu'un doive les revérifier une à une.
Et il est prêt aussi pour les autres étages. La base de la direction vaut déjà pour tout l'établissement : à un autre responsable d'unité, il suffit de saisir ses collaborateurs et ses règles pour avoir son planning en vingt secondes.
C'est aussi valable hors de cet établissement. Le moteur qui génère le planning est le même pour tous ; ce qui change d'une structure à l'autre, ce sont les règles, celles de la direction et celles de chaque responsable d'unité. Pour un autre EMS, on part de là : on recueille ses règles, et le système se construit dessus.
Quand le problème est fait de règles qui n'existent qu'à cet endroit, et qui changent d'une unité à l'autre, un programme générique oblige à s'adapter. Un programme construit exprès part de ces règles.
Les mêmes domaines d'intervention que nous activons pour chaque entreprise : dans ce mandat, il en a fallu 2, ensemble.
Le raisonnement derrière ce cas, expliqué en détail sur le blog (en italien).
De nombreuses PME suisses utilisent encore Excel pour gérer leurs données d’entreprise, mais les erreurs, les problèmes de versioning et le manque de sécurité rendent cette approche de plus en plus risquée. Un logiciel de gestion permet de centraliser les informations, d’automatiser les processus et d’améliorer le contrôle sur la comptabilité, les clients et les opérations. ERP, CRM et outils comptables modernes aident les entreprises à se développer de manière structurée et conforme à la nLPD.
Lire l'article · 3 minLa digitalisation des processus internes est aujourd’hui une priorité pour les entreprises suisses qui veulent réduire leurs coûts et gagner en efficacité. Automatiser les tâches administratives, adopter des outils de collaboration en ligne et numériser les documents permet de gagner du temps, de mieux utiliser les ressources et d’agir pour la durabilité. Au-delà des nouvelles technologies, c’est la façon de travailler qui change.
Lire l'article · 3 minDans cet article, nous passons en revue quelques conseils utiles pour planifier les vacances de votre équipe de façon stratégique et efficace.
Lire l'article · 5 minBeaucoup de PME sous-estiment le coût réel de la gestion papier. Le papier fait perdre du temps, augmente le risque d’erreurs et crée un stress opérationnel qui réduit la productivité. La digitalisation permet de simplifier les processus, de mieux s’organiser, de réduire les erreurs et de travailler de façon plus sereine et plus efficace.
Lire l'article · 3 minLe premier échange sert à comprendre où se perdent du temps ou de l'argent. Sans engagement et sans frais.