Auf diese 10 Punkte sollten KMU achten, um die MWST im Griff zu behalten

Die MWST, die Mehrwertsteuer, ist bei den kleinen und mittleren Unternehmen in der Schweiz sicher die bekannteste und meistgefürchtete indirekte Steuer. Als Konsumsteuer belastet die MWST den Kauf verschiedenster Waren und Dienstleistungen. Rechnungen auszustellen und die MWST einzuziehen ist Sache der Hersteller und Dienstleister, also etwa der KMU, die die Steuer dann auf die Endkunden überwälzen.

Die MWST ist ein Gebiet, das sich ständig bewegt: Das zeigen die häufigen Änderungen im MWST-Recht und die laufend neuen Informationsmaterialien und Branchenbroschüren zum Thema. Deshalb ist es wichtig, bei Problemen mit der MWST einen Steuerberater beizuziehen. Er kann Sie gezielt nach Ihrer Situation und Ihren Bedürfnissen unterstützen. Ausserdem gibt es Buchhaltungsprogramme, mit denen sich die MWST mit einem einfachen Mausklick verwalten lässt.

Im Folgenden finden Sie die 10 häufigsten Stolpersteine bei der MWST für KMU und Tipps, wie Sie sie umgehen.

Muss ich mich für die MWST anmelden? Wann und wie geht das?

Kleine Unternehmen merken oft zu spät, dass sie MWST-pflichtig sind, manchmal erst nach dem ersten Geschäftsabschluss. Es empfiehlt sich, das in den ersten drei Monaten der Geschäftstätigkeit zu prüfen. Nach den gesetzlichen Vorgaben ist steuerpflichtig, wer ein Unternehmen betreibt und mit steuerbaren Leistungen einen Jahresumsatz von mindestens 100'000 Franken erzielt. Diese Umsatzgrenze bezieht sich auf die fakturierten Leistungen ohne MWST.

Wenn Sie beim Start noch nicht wissen, ob Sie diese Umsatzgrenze erreichen werden, müssen Sie die MWST-Pflicht nach drei Monaten erneut beurteilen. Bei Neugründungen werden oft grosse Investitionen getätigt, auf denen Vorsteuern anfallen. Dann lohnt sich eine frühzeitige Anmeldung zur MWST-Pflicht.

Die Anmeldung zur MWST-Pflicht erfolgt über die Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung (bewahren Sie die Bestätigung der Eintragung ins MWST-Register gut auf). Wichtig ist auch zu prüfen, welche Abrechnungsmethode (effektive Methode oder Saldosteuersatz) für Ihr Unternehmen besser passt.

Ein passendes Buchhaltungsprogramm erleichtert die MWST

Auf dem Schweizer Markt gibt es zahlreiche Buchhaltungsprogramme, die sich in Komplexität und Preis-Leistungs-Verhältnis stark unterscheiden. Für Nicht-Fachleute eignet sich besonders eine intuitive, einfach zu bedienende Software mit viel Automatisierung: So lassen sich viele Probleme bei der MWST-Abrechnung vermeiden.

Korrekte Rechnungen an Kunden und von Lieferanten

Neben dem korrekten Ausweis der MWST muss eine Rechnung weitere Formvorschriften erfüllen, die in der MWST-Info 16 aufgeführt sind. Lieferantenrechnungen sollten Sie prüfen und beanstanden, wenn sie die MWST-Vorgaben nicht erfüllen. Nur so lässt sich der Vorsteuerabzug nach dem Steuerrecht begründen.

Vorsteuerabzug und Vorsteuerkorrektur

Die Steuern auf Lieferantenrechnungen aus der Geschäftstätigkeit können in der Regel von der MWST abgezogen werden. Achten Sie darauf, dass der Lieferant tatsächlich im MWST-Register eingetragen ist. Bei Leistungen von Einzelunternehmen ist das oft nicht der Fall. Zu den Vorsteuern gehört auch die Einfuhrsteuer. In den Bereichen Bildung, Kultur sowie Geld- und Kapitalverkehr gibt es jedoch von der Steuer ausgenommene Leistungen. Wenn Sie Aufwendungen tätigen, um solche Leistungen zu erbringen, können Sie die daraus entstehenden Vorsteuern nicht abziehen.

Verwendet ein MWST-pflichtiges Unternehmen steuerbelastete Leistungen auch für nicht geschäftliche Zwecke oder teils für geschäftliche und teils für nicht geschäftliche Tätigkeiten, muss die Vorsteuer entsprechend der Verwendung korrigiert werden. Das MWST-Gesetz bietet dafür verschiedene Möglichkeiten, die Sie in der MWST-Info 9 nachlesen können. In der Regel werden diese Vorsteuerkorrekturen unter Ziffer 415 des MWST-Formulars deklariert.

Achten Sie auf die Bezugsteuer

MWST-pflichtige Unternehmen, die Leistungen von ausländischen Unternehmen beziehen, die in der Schweiz nicht steuerpflichtig sind, unterliegen der Bezugsteuer. Dazu gehören zum Beispiel Leistungen in den Bereichen Unternehmensberatung, Vermögensverwaltung, Treuhand oder Werbung.

Für MWST-pflichtige Unternehmen wird die Bezugsteuer in der MWST-Abrechnung als Entgelt deklariert und kann unter bestimmten Voraussetzungen als Vorsteuer abgezogen werden, auch wenn Sie als Privatperson im Kalenderjahr Leistungen von mehr als 10'000 Franken beziehen. In diesem Fall müssen Sie sich schriftlich an die ESTV wenden.

Denken Sie an die Abrechnung der Privatanteile

Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden oder nahestehenden Personen Waren oder Dienstleistungen zur privaten Nutzung überlassen, müssen für diese Privatanteile eine Rechnung stellen. Die ESTV stützt sich auf die Lohnausweise, um solche deklarationspflichtigen Leistungen zu prüfen. Dazu gehören zum Beispiel Verpflegung und Unterkunft, Geschäftsfahrzeuge oder andere nicht in bar ausbezahlte Lohnnebenleistungen. Privatanteile müssen mindestens einmal pro Kalenderjahr oder quartalsweise abgerechnet werden. Prüfen Sie am besten vor Jahresende, ob alle Privatanteile in den Lohnnebenleistungen enthalten sind. Eine korrekte MWST-Codierung und eine separate Buchführung für diese Leistungen erleichtern die Kontrolle. Weitere Informationen finden Sie in der MWST-Info 8

Jährliche MWST-Abstimmung

Die jährliche Abstimmung der MWST ist ein zentraler Schritt bei der Erstellung des Jahresabschlusses. Dabei werden die Umsatzsteuer und die Vorsteuer geprüft und abgestimmt. Bei der Umsatzabstimmung vergleicht man die im Geschäftsjahr verbuchten Umsätze mit den in der MWST-Abrechnung deklarierten. Bei der Vorsteuerabstimmung geht es vor allem um die Prüfung der Vorsteuern, die über die Vorsteuerkonten verbucht wurden. Wenn Differenzen bestehen, können Sie diese der Steuerverwaltung mit dem Formular „Jährliche MWST-Abstimmung“ melden und die nötigen Korrekturen vornehmen.

Halten Sie die Fristen ein.

Nach Ablauf des Quartals oder Semesters haben Sie zwei Monate Zeit, um die MWST-Abrechnung einzureichen und zu bezahlen. Wird diese Frist nicht eingehalten, wird ab dem ersten Tag Verzugszins fällig. Es lohnt sich also, die Fristen einzuhalten. Ausserdem sollten die Zahlen der einzureichenden MWST-Abrechnung mit denen der Quartalsabschlüsse der Buchhaltung übereinstimmen.

Wenn Ihnen die Zeit fehlt, die Buchhaltung bis zum Stichtag abzuschliessen, können Sie die MWST-Abrechnung mit provisorischen und teilweise geschätzten Zahlen einreichen. Sobald die Buchhaltung nachgeführt ist, müssen Sie die Differenzen mit einer Korrekturabrechnung oder mit der jährlichen MWST-Abstimmung deklarieren. Letztere muss bis zum 31. August des Folgejahres bei der ESTV eingereicht werden. Ab diesem Datum gelten die Abrechnungen als definitiv. Nach der aktuellen MWST-Praxis kann die Jahresabstimmung aber auch später eingereicht werden, und die ESTV muss sie bis 5 Jahre zurück von Amtes wegen berücksichtigen.

MWST schnell und einfach abrechnen

Seit 2021 ist die elektronische MWST-Abrechnung die Regel: Die ESTV verschickt die Papierabrechnung nur noch auf schriftlichen Antrag. MWST-pflichtigen Unternehmen steht „MWST-Abrechnung easy“ zur Verfügung. Sie können die MWST elektronisch abrechnen, ohne ein Online-Konto bei der ESTV zu eröffnen. Mit einem Konto haben Sie allerdings den Vorteil, dass Sie auch Korrekturabrechnungen, Fristverlängerungen und anderes einreichen können. Zudem lassen sich ohne Konto die Daten nicht direkt aus der Buchhaltungssoftware übertragen.

Möchten Sie Ihre MWST künftig ohne ESTV-Konto abrechnen? Nichts einfacher als das:

1. Rufen Sie die Seite www.estv.admin.ch auf.
2. Klicken Sie auf „MWST online“.
3. Klicken Sie nun auf „Ohne Konto anmelden“ und dann auf „Als Gast anmelden“.
4. Geben Sie Ihre Schweizer Handynummer ein und melden Sie sich mit dem Sicherheitscode an, den Sie per SMS erhalten.
5. Geben Sie den persönlichen Abrechnungscode ein, den Sie von der ESTV erhalten haben.
6. Jetzt können Sie das Online-Formular ausfüllen, genau wie früher auf Papier.
7. Der Steuerbetrag wird automatisch berechnet.
8. Mit einem Klick ist Ihre MWST-Abrechnung eingereicht.

MWST-Kontrolle: Was nun?

Die MWST ist eine Selbstveranlagungssteuer: Die Steuerpflichtigen sind selbst für die korrekte Anwendung der Steuervorschriften verantwortlich. Deshalb führt die ESTV regelmässig MWST-Kontrollen durch. In der Regel wird die MWST-Kontrolle rückwirkend für 5 Jahre durchgeführt. Die Revisoren melden sich zuerst bei Ihnen, um einen Termin zu vereinbaren. Danach erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung mit genauen Angaben zu den vorzubereitenden Unterlagen, den zu prüfenden Perioden und weiteren Informationen. Es empfiehlt sich, auch folgende Unterlagen bereitzuhalten:

– Detaillierte MWST-Auswertungen aus dem Buchhaltungsprogramm (Prüfung, Abrechnung, …)
– Abstimmung von Umsatzsteuer und Vorsteuer
– Jahresrechnung
– Details zu den verbuchten Privatanteilen
– Weitere MWST-spezifische Informationen

Für den Revisor zählt der erste Eindruck, und er kann die MWST-Prüfung beeinflussen. Am besten bitten Sie Ihren Treuhänder des Vertrauens, die MWST-Kontrolle vorzubereiten und zu begleiten.

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