Mobiles Arbeiten: ein paar Tipps

Mobiles Arbeiten ist inzwischen eine etablierte Realität in der modernen Arbeitswelt. Dank der Zunahme digitaler Tools und der Notwendigkeit, überall zu arbeiten (von zu Hause, auf Reisen oder ausserhalb des Büros), verlassen sich viele Unternehmen und Fachleute auf Mobile Working, um Produktivität und Betriebskontinuität zu sichern.

Ein Smartphone und ein Laptop reichen aber nicht aus: Es braucht gute Praktiken, geeignete Tools und eine solide Organisation.

Den mobilen Arbeitstag am besten organisieren

Wenn du ausserhalb des physischen Büros arbeitest, ist es entscheidend, Ordnung und Produktivität zu bewahren:

• Plane deinen Tag: Lege die wichtigsten Aufgaben fest und weise ihnen präzise Zeitfenster zu.
• Lege Prioritäten fest: Bestimme die dringendsten oder wichtigsten Aufgaben, die erledigt werden müssen.
• Vermeide ineffektives Multitasking: Konzentriere dich auf eine Aufgabe nach der anderen, um Fehler und Stress zu reduzieren.

Ein guter organisatorischer Rhythmus erlaubt es, auch ohne physisches Büro besser zu arbeiten.

Nützliche digitale Tools für mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten erfordert spezifische Tools, die dir helfen, verbunden und produktiv zu bleiben:

• Cloud-Speicher: Nutze Plattformen wie Google Drive, Dropbox, OneDrive oder KDrive, um von jedem Gerät auf deine Dokumente zuzugreifen.
• Kommunikation und Meetings: Microsoft Teams, Zoom, Kmeet oder Slack erleichtern den Austausch mit Kolleginnen und Kunden, auch unterwegs.
• Aufgabenverwaltung: Apps wie Trello, Asana oder Notion helfen, Projekte zu organisieren, Aufgaben zu verfolgen und Teams aus der Ferne zu koordinieren.

Diese Tools machen mobiles Arbeiten flüssiger und kollaborativer, auch wenn man weit vom Firmensitz entfernt ist.

Sicherheit und Daten: nie vernachlässigen

Mobiles Arbeiten erhöht die Risiken für die Datensicherheit. Einige Grundregeln:

• Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA): Aktiviere immer die zusätzliche Authentifizierung, um Konten und Dienste zu schützen.
• VPN für öffentliche Netzwerke: Wenn du ungeschützte WLAN-Netze nutzt, verbinde dich über VPN, um deine Privatsphäre zu schützen.
• Regelmässige Backups: Aktiviere automatische Backups, um Datenverluste bei Defekten oder Diebstahl zu vermeiden.
• Phishing-Bewusstsein: Sei misstrauisch gegenüber verdächtigen E-Mails oder Nachrichten, besonders wenn du von Mobilgeräten arbeitest.

Diese Massnahmen umzusetzen, erhöht den Schutz der Unternehmensinformationen deutlich.

Effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation

Klare Kommunikation ist ein Grundpfeiler des mobilen Arbeitens. Ein paar Tipps:

• Nutze dedizierte Kanäle für verschiedene Nachrichtentypen (schnelle Nachrichten, E-Mail, Meetings).
• Teile Dokumente vor Meetings, um eine effizientere Teilnahme zu ermöglichen.
• Plane kurze, regelmässige Meetings, um das Team abzustimmen und den Kontakt häufig zu halten.

Strukturierte Kommunikation reduziert Missverständnisse und erhöht die Effizienz.

Mobile Working und Datenschutz (DSG/DSGVO)

Beim mobilen Arbeiten ist es wichtig, die Datenschutzvorschriften einzuhalten:

• in der Schweiz verlangt das DSG (Datenschutzgesetz) einen transparenten Umgang mit Personendaten;
• wenn du Daten von EU-Bürgern bearbeitest, könnte auch die DSGVO anwendbar sein.

Stelle sicher, dass sensible Daten korrekt behandelt werden und deine Prozesse die Datenschutzvorschriften einhalten, auch im mobilen Einsatz.

Konkrete Vorteile des mobilen Arbeitens für KMU

Mobiles Arbeiten bietet verschiedene Vorteile:

• Flexibilität: Erlaubt den Teammitgliedern, überall und zu den für sie passenden Zeiten zu arbeiten.
• Höhere Produktivität: Mit geeigneten digitalen Tools verzeichnen viele Mitarbeitende schnellere Fortschritte und Ergebnisse.
• Attraktivität für Talente: Mobilität als Teil der Unternehmenskultur anzubieten, ist ein entscheidender Faktor, um qualifizierte Fachkräfte anzuziehen.

Gut organisiert, wird mobiles Arbeiten zu einem echten Wettbewerbsvorteil.

Finde den richtigen Arbeitsplatz unterwegs

Die zweitgrösste Herausforderung bei der Fernarbeit ist oft die Arbeitsumgebung: ein lauter Bar, ein enger Zugwagen oder ein überfüllter Flughafen können die Konzentration stark beeinträchtigen. Deshalb lohnt es sich, einen für dich passenden Arbeitsplatz zu finden oder zu schaffen.

Business-Abteil der SBB
Wenn du im Zug arbeiten möchtest, während du unterwegs bist, empfehlen wir das Business-Abteil: Es bietet mehr Platz und einen Klapptisch mit Steckdosen, der dir ein bequemes Arbeiten ermöglicht. Es ist auch ruhiger und erlaubt eine bessere Konzentration als eine Wandergruppe neben dir. Du erkennst die Business-Klasse am Computer-Symbol an der Tür. Sie befindet sich meist vorne oder hinten in den Wagen der ersten Klasse.

Coworking-Space
Coworking-Spaces in der Schweiz sind zahlreich und werden immer mehr: grosse offene Räume, in denen man Arbeitsplätze mieten kann. Die geschlossenen Räume werden oft auch für wichtige Meetings oder Telefonkonferenzen genutzt. Du kannst dich für einen oder mehrere feste Tage pro Woche anmelden oder spontan für ein paar Stunden oder einen Tag vorbeikommen, wo immer Platz verfügbar ist. Am besten prüfst du vorher auf der jeweiligen Website, ob der Coworking-Space diese Option anbietet.

Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung
Möchtest du keine teureren Zugtickets kaufen oder keine Möglichkeit haben, dem Lärm um dich herum zu entfliehen? Dann schaffe dir auch selbst die richtige Arbeitsatmosphäre: Wenn du die klassischen Ohrstöpsel nicht magst, empfehlen wir Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Auch wenn du keine Musik hörst, reduzieren sie den Umgebungslärm auf ein angenehmes Niveau.

Was easy4you für dich tun kann

easy4you unterstützt KMU in jeder Phase der Einführung und Optimierung des mobilen Arbeitens, mit dedizierten Dienstleistungen:

• Vorabanalyse, um zu verstehen, wie du heute arbeitest und welche Tools du nutzt.
• Konfiguration digitaler Tools wie Cloud, Kommunikationsplattformen und Projektmanagement-Systeme.
• Umsetzung von Sicherheitsmassnahmen, darunter VPN, Mehrfaktor-Authentifizierung und interne Richtlinien.
• Schulung des Teams, um die digitalen Tools sicher und effizient zu nutzen.
• Laufender Support für Updates und neue Technologien.

Mit easy4you kannst du mobiles Arbeiten von einer blossen technischen Notwendigkeit in eine strukturierte Wachstumschance verwandeln.

Fazit

Gut organisiert, bringt mobiles Arbeiten Produktivität, Zufriedenheit und Wettbewerbsfähigkeit für KMU. Wird es mit guten Praktiken, geeigneten Tools und solider Aufmerksamkeit für Datensicherheit und Kommunikation umgesetzt, kann Mobile Working zu einem zentralen Element im täglichen Management der Unternehmenstätigkeiten werden.

Möchtest du verbessern, wie dein Unternehmen mobiles Arbeiten handhabt, oder diese Chance voll ausschöpfen? Kontaktiere uns für eine kostenlose Beratung: Wir helfen dir, mobiles Arbeiten in deinem Unternehmen zu organisieren.