E-Rechnung und eBill: die Unterschiede
Die Regeln zur elektronischen Rechnungsstellung in der Schweiz umfassen verschiedene Lösungen, die den Umgang mit Steuerbelegen und Zahlungen vereinfachen. Besonders wichtig sind die klassische E‑Rechnung und das System eBill, eine sichere Form der digitalen Rechnung, die direkt ins E‑Banking eingebunden ist. Für Unternehmen, die ihre administrativen Abläufe optimieren, Kosten senken und insgesamt effizienter arbeiten möchten, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen diesen Instrumenten zu kennen und sie richtig einzusetzen. Hier sehen wir uns an, wie E‑Rechnung und eBill funktionieren, und zeigen die wichtigsten Merkmale und Vorteile für KMU und Selbstständige.
Wie funktionieren E-Rechnungen?
Die E-Rechnung wird bei B2B-Transaktionen verwendet, also zwischen zwei Unternehmen. Die Empfänger importieren die Daten direkt in ihr Buchhaltungssystem und starten dort den Workflow für die Rechnungen. Die übrigen nötigen Informationen lassen sich aus den elektronisch lesbaren Daten gewinnen.
Der elektronische Datenaustausch läuft über einen E-Invoicing-Anbieter, und bezahlt wird am Ende des Rechnungsworkflows über einen entsprechenden Auftrag an die Bank. Der Vorteil: Wer E-Rechnungen ausstellt und empfängt, bearbeitet sie ausschliesslich in der Buchhaltungssoftware.
Unternehmer, die den Austausch von E-Rechnungen ausbauen möchten, können das eDirectory nutzen, ein vollständiges Verzeichnis aller Geschäftspartner mit Sitz in der Schweiz, die E-Rechnungen senden und empfangen.
Wie funktioniert eBill?
eBill ist ein Dienst der Schweizer Banken, der vor allem für B2C-Transaktionen genutzt wird, also zwischen Unternehmen und Privatpersonen. Kernstück ist das eBill-Portal, das mit dem E-Banking von über 100 Schweizer Banken verbunden ist, die seinen Betrieb SIX übertragen haben. Mit eBill können Unternehmen Rechnungen direkt aus ihrer Buchhaltungssoftware ins E-Banking ihrer Kunden schicken, wo sie bezahlt werden.
Damit eBill genutzt werden kann, muss Folgendes erfüllt sein:
- Die Kunden fügen die Unternehmen über die Suchfunktion für Rechnungssteller in ihrem E-Banking hinzu.
- Wenn Kunden eine Rechnung im E-Banking bezahlen, muss man sie auf die Möglichkeit hinweisen, per eBill zu zahlen, und ihre Zustimmung einholen.
- Als Rechnungssteller müssen Sie eBill in Ihre Verkaufsprozesse einbinden (zum Beispiel ins Kundenportal oder in den Onlineshop), und die Kunden müssen es als Zahlungsmethode auswählen.
Der Unterschied liegt bei den Empfängern
Die Analyse zeigt: eBill lohnt sich, wenn Sie im B2C-Bereich tätig sind und Ihren Kunden regelmässig Rechnungen für Ihre Leistungen stellen. Im B2B-Bereich müssen Sie auf besondere Anforderungen achten, etwa die Menge der Rechnungsdaten. Hier braucht es meist zusätzliche detaillierte Daten, die von einem Buchhaltungssystem ins andere übertragen werden müssen. Das ist derzeit nur mit E-Rechnungen möglich.
Was haben E-Rechnung und eBill gemeinsam?
Grundsätzlich sparen digitale Rechnungen Zeit, Geld und Papier, und davon profitieren Rechnungssteller wie Empfänger. Digitale Rechnungen, ob E-Rechnung oder eBill, werden langfristig zum Standard.
Fazit
Instrumente wie E‑Rechnung und eBill können grundlegend verändern, wie Unternehmen und Selbstständige ihre Rechnungen und Zahlungen abwickeln. Mit der digitalen E‑Rechnung senden und empfangen Sie Belege in elektronischer Form, eBill geht noch einen Schritt weiter: Die Rechnungen landen direkt im E‑Banking des Kunden und lassen sich schnell, sicher und nachvollziehbar bezahlen, ohne Fehler durch manuelle Eingaben.
Diese Systeme beschleunigen die Administration und senken Kosten, Papierverbrauch und Fehler. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltungs- und Steuerprozesse mit modernen und rechtskonformen digitalen Lösungen optimieren möchten, ist der erste Schritt, mit uns Kontakt aufzunehmen: Wir kümmern uns um die Wahl der Tools und die Einführung, damit die Verwaltung elektronischer Rechnungen einfacher wird.
