SportbetriebDigitalisierung · Sport und Freizeit
Ein Sportbetrieb, der funktionierte, aber auf Papier. Die Verwaltung steckte in Ordnern und Tabellen, Rechnungen wurden von Hand erstellt, die Ladenkasse lebte für sich, und was online passierte, wenn überhaupt, kam nirgends an.
So existiert jede Angabe in mehreren Kopien, und niemand weiss, welche die richtige ist. Derselbe Name muss dreimal geschrieben werden, die Tageseinnahmen müssen von Hand übertragen werden, und um zu wissen, wie es läuft, muss man warten, bis jemand die Teile zusammensetzt.
Das Mandat war, den ganzen Betrieb zu digitalisieren: eine Unternehmenssoftware ins Zentrum zu stellen und alles andere dorthin zu führen.
Vier Schritte nacheinander, denn ohne die Software im Zentrum wäre der Rest unverbunden geblieben wie zuvor.
Dort haben wir angefangen, denn ohne einen gemeinsamen Datenbestand wäre alles andere nur ein weiteres unverbundenes Teil geworden. Stammdaten, Buchungen und Dokumente an einem Ort, mit den Daten vom Papier übernommen statt bei null begonnen.
Die Rechnungen sind keine von Hand geschriebenen und abgeschriebenen Dokumente mehr: Sie kommen aus der Software, mit den Daten schon drin und dem Stand jedes Postens sichtbar, ohne einen Ordner zu öffnen.
Die Ladenkasse wurde mit der Software verbunden. Was eingenommen wird, landet von selbst am richtigen Ort, ohne den abendlichen Schritt, bei dem jemand die Zahlen überträgt: Genau dort entstanden, solange man auf Papier arbeitete, die Fehler wie von selbst.
Auf der digitalen Grundlage kamen Website und Shop dazu, ebenfalls mit der Software verbunden. Eine Online-Bestellung kommt ins System wie eine Einnahme an der Kasse, ohne dass jemand sie abtippt.
Am Ende hatte der Betrieb einen gemeinsamen Datenbestand, in dem Rechnungen, Kasseneinnahmen, Kontakte von der Website und Shop-Bestellungen von selbst ankommen, die früher von Hand abgeglichen werden mussten.
Auf Papier zu bleiben kostet, auch wenn die Kosten auf keiner Rechnung stehen: die Stunden, um Daten zusammenzusetzen, die Abschreibfehler und das Nichtwissen, wie es läuft, bis es jemand ausrechnet.
Wir haben selbst entschieden aufzuhören, und es war ein einziger Grund: Dieser Betrieb und der Sportverein, über den wir gleich daneben berichten, werden von denselben Personen geführt. Wie man einen Onlineshop führt und einen Betrieb leitet, folgt Regeln, die nirgends geschrieben stehen, die man aber später bezahlt, wenn man sie überspringt, und darüber sind wir uns nicht einig geworden. Wir geben lieber ein Mandat ab, als es in eine Richtung weiterzuführen, die wir nicht teilen. Als wir aufhörten, war die Digitalisierung abgeschlossen und in Betrieb.
Dieselben Bereiche, die wir für jedes Unternehmen einsetzen: In diesem Mandat brauchte es 4 davon, zusammen.
Die Überlegungen hinter diesem Fall, ausführlich im Blog (auf Italienisch).
Viele KMU unterschätzen die tatsächlichen Kosten der Arbeit mit Papier. Papier kostet Zeit, erhöht das Fehlerrisiko und verursacht Stress im Betrieb, der die Produktivität senkt. Mit der Digitalisierung lassen sich Abläufe vereinfachen, die Organisation verbessern, Fehler reduzieren und ruhiger und effizienter arbeiten.
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Artikel lesen · 5 minDas erste Gespräch dient dazu, zu verstehen, wo Zeit oder Geld verloren geht. Unverbindlich und kostenlos.