Abteilung eines AltersheimsMassgeschneiderte Software · Gesundheit und Pflege
Unter jeder Zahl steht, woher sie kommt: Es sind vorsichtige Schätzungen auf den durchschnittlichen Volumen des Zeitraums.
Ein Altersheim ist nach Stockwerken organisiert, und jedes Stockwerk ist eine Abteilung mit eigener Abteilungsleitung. Sie erstellt jeden Monat den Dienstplan ihrer Abteilung, die Tag und Nacht geöffnet ist, an jedem Tag des Jahres. Jeden Monat brauchte es zwei Wochen, bis er aufging.
Es gab vieles unter einen Hut zu bringen. Ferien, Weiterbildung, gewünschte freie Tage, die Dienste, die jede Person gerne gehabt hätte. Und darüber zwei Ebenen von Regeln: die der Heimleitung, gleich für das ganze Haus, und die, die sich jede Abteilungsleitung für ihr Stockwerk gegeben hat. Verschiebt man eine Person, um eine Lücke zu schliessen, öffnet sich drei Tage später eine andere.
Ein Standardprogramm hilft hier wenig, denn die Regeln sind die dieses Hauses und dieser Abteilung, und der Plan muss sie alle gleichzeitig einhalten. Es brauchte ein Werkzeug, das auf ihnen aufbaut.
Vier Schritte, in der Reihenfolge, in der die Software gewachsen ist: zuerst das Haus, dann die Abteilung, dann die Arbeit jedes Monats.
Die Software wurde zuerst auf den Regeln der Heimleitung aufgebaut, die unabhängig vom Stockwerk für das ganze Haus gelten. Sie sind der Fixpunkt: Ein Plan, der sie nicht einhält, ist nicht brauchbar, so gut er auch aufgeht.
Jede Abteilungsleitung organisiert die Dienste auf ihre Art, mit internen Regeln, die auf ihr Stockwerk und auf die Menschen zugeschnitten sind, die dort arbeiten. Das System wurde erweitert, um sie über denen der Heimleitung einzubeziehen. Der erstellte Plan hält beide gleichzeitig ein.
Wer den Plan vorbereitet, behält den Teil, der einen Menschen braucht: die Wünsche zu bearbeiten. Ferien, Weiterbildung, freie Tage, Wunschdienste, und dann jene, die in letzter Minute kommen, wie der freie Tag, um bei einem Kind zu sein, oder ein Tausch, der abgesprochen werden muss. Man liest sie, antwortet, telefoniert manchmal und erfasst sie. All das, vollständig gezählt, passt in rund zwanzig Minuten pro Monat.
Sind die Wünsche erfasst, entsteht der Plan von selbst in rund zwanzig Sekunden. Was früher zwei Wochen Versuche, Verschiebungen und Nachkontrollen waren, ist jetzt ein Ergebnis zum Lesen und, wenn nötig, zum Nachbessern. Die Software ist fertig und wurde der Abteilungsleitung übergeben, die sie für ihren Plan nutzt.
Der Dienstplan ist von zwei Wochen auf zwanzig Minuten pro Monat geschrumpft, und in diesen zwanzig Minuten steckt bereits die Bearbeitung der Wünsche; der Plan entsteht in zwanzig Sekunden. Die gewonnene Zeit gehört einer Person, die in der Abteilung arbeitet und sie jetzt der Abteilung widmen kann statt den Kästchen.
Die Software ist fertig und übergeben. Die Regeln der Heimleitung und der Abteilungsleitung stecken jetzt im System, und jeden Monat hält der Plan sie alle ein, ohne dass jemand sie einzeln nachkontrollieren muss.
Und sie ist auch für die anderen Stockwerke bereit. Die Grundlage der Heimleitung gilt bereits für das ganze Haus: Eine andere Abteilungsleitung muss nur ihre Mitarbeitenden und ihre Regeln erfassen, um ihren Plan in zwanzig Sekunden zu haben.
Dasselbe gilt ausserhalb dieses Hauses. Der Motor, der den Plan erstellt, ist für alle gleich; was sich von einer Einrichtung zur anderen ändert, sind die Regeln, die der Heimleitung und die jeder Abteilungsleitung. Für ein anderes Altersheim beginnt man dort: Man erfasst seine Regeln, und das System wird darauf aufgebaut.
Wenn das Problem aus Regeln besteht, die es nur an diesem Ort gibt und die sich von Abteilung zu Abteilung unterscheiden, zwingt ein Standardprogramm zur Anpassung. Eines, das eigens gebaut wird, geht von diesen Regeln aus.
Dieselben Bereiche, die wir für jedes Unternehmen einsetzen: In diesem Mandat brauchte es 2 davon, zusammen.
Die Überlegungen hinter diesem Fall, ausführlich im Blog (auf Italienisch).
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