1. Aquio oder nicht sehr verständliche Richtlinien.
Fehler: In Ermangelung genauer Richtlinien treten schnell Verwirrungs- und Missbrauchssituationen auf. Sehr oft haben die Mitarbeiter kein klares Verständnis der Kosten, die erstattet werden, und die angeforderten Einnahmen. Dieser Mangel an Klarheit schafft Unsicherheit und erhöht das Risiko, falsche oder sogar betrügerische Rechnungen zu präsentieren.
Lösung: Um das Problem zu lösen, ist es erforderlich, eine vollständige Ausgabenrichtlinie zu erstellen, in der klar festgelegt wird, welche Ausgaben erstattet werden, wie die Abrechnung und welche Quittungen angefordert werden. Diese Richtlinie muss leicht zugänglich und verständlich sein. Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßig Besprechungen zu organisieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Richtlinien kennen und verstehen. Transparente Kommunikation und klare Anweisungen sind für das effiziente Managementmanagement von grundlegender Bedeutung.
2. Manuelle Verfahren und bürokratische Verfahren.
Fehler: Die Einfügung und die manuelle Verarbeitung der Ausgaben erfordern nicht nur eine erhebliche Zeitausgaben, sondern unterliegen auch möglichen Fehlern. Die Papierbelege können sich leicht verlieren und das manuelle Einfügen der Daten kann zu Fehlern führen, die eine belastende Korrekturen erfordern.
Lösung: Verwenden Sie Online -Ausgabenverwaltungssoftware. Diese Programme automatisieren die Akquisition und Bearbeitung von Ausgabennotizen, reduzieren Fehler und Optimierungszeiten. Dies vereinfacht nicht nur die Aufgabe der Buchhaltungsabteilung, sondern gewährleistet auch schnellere und genauere Erstattungen.
3. Mangel an Kontrolle und Überprüfung
Fehler: Wenn keine regelmäßigen Überarbeitungen vorgenommen werden, ist es möglich, dass Notizen falsche oder betrügerische Ausgaben unbemerkt gelten. Das Fehlen eines Kontrollsystems kann bedeuten, dass Probleme erst dann identifiziert werden, wenn es zu spät ist.
Lösung: Führen Sie regelmäßige Schecks durch, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien sicherzustellen. Verwenden Sie die Analyse und die Beziehungen, um Unregelmäßigkeiten umgehend zu identifizieren und zu korrigieren.
4. Verspätete Erstattungen
Fehler: Die Langsamkeit der Erstattungsprozesse kann sich negativ auf die Moral der Mitarbeiter auswirken und Unzufriedenheit verursachen. Wenn die Ausgabennotizen über einen längeren Zeitraum ausgeschlossen sind, fühlen sich die Mitarbeiter nicht sehr geschätzt und verlieren das Vertrauen in die Unternehmensverfahren.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Erstattungen schnell und effizient ausgearbeitet werden. Die Verwendung eines automatisierten Systems kann das Verfahren beschleunigen und sicherstellen, dass alle angeforderten Informationen vorhanden sind. Auf diese Weise können Sie rechtzeitig erstatten und die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter erheblich erhöhen.
5. Mangel an Training und Kommunikation
Fehler: Wenn Mitarbeiter ihre Ausgaben nicht korrekt aufzeichnen können, treten häufig Fehler auf. Unzureichende Bildung und mangelnde Kommunikation erzeugen Unsicherheit und erhöhen die Möglichkeit eines falschen Umsatzes.
Lösung: organisieren Sie regelmäßig Workshops und geben Sie klare Anweisungen zur Berichterstattung über Ausgaben. Veranschaulichen Sie, welche Dokumente erforderlich sind, wie sie präsentiert werden müssen und welche Fristen respektiert werden müssen. Halten Sie eine offene Kommunikation, damit die Mitarbeiter im Falle von Zweifeln oder Schwierigkeiten umgehend Unterstützung erhalten können.
