Un tempo, un ufficio senza carta era inconcepibile. Penne, raccoglitori ad anelli e post-it erano indispensabili. Quei tempi sono passati. Oggi molti ambiti sono del tutto digitali e la tendenza è al rialzo. Perciò, è il momento opportuno per passare a soluzioni digitali. Ridurre la carta è un passo semplice, ma importante.
Cosa si intende esattamente per “ufficio senza carta”?
In sintesi, è necessario eliminare completamente la carta dal lavoro quotidiano. Non ci sono documenti esclusi: fatture, bollettini di consegna, candidature, appunti. In futuro, tutto esisterà esclusivamente in formato digitale. Per raggiungere questo obiettivo, è necessaria una soluzione digitale pratica per i seguenti processi:
1. Trasmissione, salvataggio e archiviazione di dati e documenti
2. Firma di documenti.
Per quale motivo scegliere di rinunciare all’utilizzo della carta?
Non si può abbandonare l’uso della carta da un giorno all’altro. Inizialmente, è necessario trovare alternative digitali da testare, selezionare, acquistare e integrare nei processi di lavoro. A tal fine, è fondamentale sensibilizzare il personale su questo argomento e aiutarlo a vedere nei nuovi strumenti un progresso.
Questo passaggio richiede tempo, ma la pazienza sarà ripagata. Infatti, l’ufficio senza carta…
1. riduce i costi;
2. rispetta l’ambiente e promuove la sostenibilità dell’azienda;
3. semplifica i processi grazie al salvataggio centralizzato dei dati e alla possibilità di consultarli ovunque;
4. aumenta la produttività perché i dati possono essere trovati e condivisi velocemente;
5. favorisce la collaborazione nel team e semplifica il lavoro da casa.
Qual è il procedimento più efficace da seguire?
La transizione verso un ufficio digitale senza carta può comportare costi in base alle dimensioni e alla complessità della vostra azienda. È importante dedicare il tempo necessario a questa transizione. È anche fondamentale procedere per tappe: abbandonare immediatamente l’uso della carta non porta a nulla. Riflettete sui singoli processi o settori che desiderate digitalizzare e ponetevi le seguenti domande.
- Quale software scegliere
- L’hardware disponibile è sufficiente per fare un ulteriore passo verso la digitalizzazione
- Come e dove saranno archiviati i dati?
- Come preparare il personale affinché si mantenga al passo con le novità?
Con le risposte ottenute, farete una valutazione della situazione per capire come intervenire. Le vostre decisioni dovrebbero anche tenere conto dei futuri progetti di digitalizzazione. Anche con il personale, è necessaria una visione a lungo termine: le novità spesso vengono accolte in modo critico e all’inizio i nuovi strumenti digitali possono incontrare una certa resistenza. Poiché la routine viene meno, al personale viene richiesto uno sforzo maggiore, il che porta a sottovalutare i chiari vantaggi. È quindi importante evidenziare i benefici. La transizione al digitale eliminando l’uso della carta risulta più efficace se si promuove un cambiamento culturale all’interno dell’azienda.
